Thought Leadership
Administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, nehmen im Schnitt zwei Stunden unserer Arbeitszeit pro Tag ein.
Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland unter 1.000 Büroangestellten. Demnach sehen die meisten Büroangestellten dringenden Verbesserungsbedarf bei der Dokumentensuche.
Bild: Angestelle in den Bereichen Finanzen/Buchaltung suchen täglich und im Durchschnitt 168 Minuten nach Dokumenten (Bildquelle: KYOCERA Studie).
In Deutschlands Büros werden täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit in die Dokumentensuche und -ablage investiert. So gaben 51 der im Auftrag von KYOCERA Document Solutions befragten Angestellten an, über 60 Minuten mit administrativen Aufgaben wie Suchen und Ablegen von Aufträgen, Vorlagen oder Dateien zu verbringen. Somit sind ineffiziente Dokumentenworkflows einer der größten Zeitkiller im Office. Besonders viel Zeit mit der Informationsbeschaffung verbringen die Angestellten in der Buchhaltung oder der Verwaltung: Hier gaben sogar 71 Prozent bzw. 64 Prozent an, mehr als eine Stunde pro Tag für die Dokumentensuche aufzuwenden.
51% der Angestellten sind mit der Dokumentenablage unzufrieden
Dementsprechend unzufrieden ist das Gros der Angestellten mit der Dokumentenablage an ihrem Arbeitsplatz: 51 Prozent sehen hier dringenden Verbesserungsbedarf. Dabei kam heraus, dass vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen die Unzufriedenheit am höchsten ist: In kleinen Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitern sind 56 Prozent der Ansicht, dass hier Verbesserungsbedarf besteht.
49 Prozent der Befragten gaben an, dass Dokumente in ihrem Unternehmen nur unvollständig abgelegt sind. 57 Prozent schätzen, dass Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden. Das sind alarmierende Zahlen. Hier herrscht dringender Handlungsbedarf.
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sollten sich intensiv mit den Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) zu befassen. Denn mit intelligenten DMS-Lösungen lassen sich Ablageprozesse schnell und einfach automatisieren. Durch eine automatische Volltext-Suche finden Mitarbeiter zudem relevante Informationen sehr schnell. DMS ist dabei nicht nur für große Unternehmen relevant: Der KYOCERA Workflow Manager bietet eine Lösung, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist. Hier – das hat auch die statista Studie gezeigt – besteht das größte Verbesserungspotenzial.
