Kostenfalle Cloud

30 Prozent des Cloud-Budgets werden durch ungenutzte Cloud-Ressourcen verschwendet – ein vermeidbares Problem, das aber sorgfältiges Management erfordert.

Wir sprachen mit Peter Stanjeck, Managing Director der USU GmbH, über effiziente Strategien zur Cloud Cost Optimierung.

Cloud Computing und daraus entstehende Kosten stehen auf der CIO-Agenda derzeit ganz weit oben. Wie bewerten Sie das Thema?

Peter Stanjeck: Das Management der Cloud und die Kontrolle der Cloud-Kosten zählen momentan zu den größten Herausforderungen in der IT-Welt, direkt nach dem Hype um generative AI. Wie so oft liegen jedoch Chancen und Risiken nah beieinander. Die Attraktivität der Cloud basiert auf ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit – es ist möglich, Server in Sekundenschnelle hoch- oder runterzufahren und Ressourcen nach Bedarf zu nutzen. Daher werden bereits in zwei Jahren etwa die Hälfte aller Unternehmen ein Multi-Cloud-Modell nutzen. Aber viele Unternehmen unterschätzen derzeit noch die Kostenimplikationen.

Mit der Auslagerung von Anwendungen und Servern an Hyperscaler wie Google, Microsoft und Amazon steigen die Kosten rasant an. Damit sind aktuell 80 Prozent der Unternehmen konfrontiert, denn es fehlt der Überblick, welche Kosten wo entstehen, wie sie zugeordnet und wie sie optimiert werden können

Können Sie die Problematik der explodierenden Cloud-Kosten näher erläutern?

Peter Stanjeck: Extrem hohe Cloud-Kosten sind leider ein reales Szenario, zumal die großen Hyperscaler in den letzten Monaten kräftig an der Kostenschraube gedreht haben. Dazu kommt die ständig weiterentwickelte, kaum überschaubare Vielfalt des Service-Angebots von Cloud-Anbietern. Allein AWS hat über 350 verschiedene Server-Services im Angebot.

Es ist wichtig, über neue Angebote, Preismodelle und Kostenunterschiede informiert zu bleiben, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Aber der Mangel an Transparenz und Kontrolle ist in der Praxis ein Problem. Auf der Kostenseite fallen vor allem ungenutzte Ressourcen wie untätige Server, Datenbanken ohne Verbindung oder nicht zugewiesener Speicherplatz ins Gewicht.

Laut einer Studie von Gartner sind etwa 30 Prozent der Cloud-Infrastruktur tatsächlich ungenutzte Ressourcen. Das ist ein enormes Sparpotenzial, das derzeit unangetastet bleibt. Eine aktuelle Studie von Couchbase kommt zu ähnlichen Ergebnissen: Unternehmen ab etwa 1.000 Mitarbeitenden geben pro Jahr durchschnittlich über 6 Millionen Dollar zu viel aus. Nicht nur ungenutzte, auch überdimensionierte Cloud-Ressourcen sind ein Kostenfresser. Viele Rechner sind für Peak-Zeiten dimensioniert, aber ein Großteil der Zeit langweilen sie sich.

Eine gute Lösung unterstützt die Budgetplanung, die Überprüfung und die Anpassung von Verträgen, das Durchsetzen von Governance-Regeln und bietet Managed Services an.

Peter Stanjeck, USU GmbH

Was gehört zu einem effektiven Cloud-Management dazu?

Peter Stanjeck: Zunächst die Verrechnung von Cloud-Kosten. Häufig gibt es Sammelrechnungen mit kryptischen Bezeichnungen zu Servern, Datenbanken oder Netzwerk-Ressourcen, die monatlich von der Firmen-Kreditkarte abgebucht werden. Das ist eine Blackbox und ohne weiteres nicht zuordbar. Hierfür ist ein ausgefeiltes Cloud-Tagging unerlässlich. In Verbindung mit einem definierten integrierten Servicemodell lassen sich Kosten detailliert den Services zuordnen. Dies ermöglicht außerdem aktives Showback oder Chargeback – und damit eine Kostentransparenz, die auch psychologisch wertvoll ist, denn sie schärft auch in den Fachbereichen das Bewusstsein für die Kostentreiber und dafür, Ausgaben zu optimieren.

Und noch ein zweites Thema ist wichtig: Unkontrollierte Cloud-Ressourcen sind auch ein Governance-Thema. Wenn man nicht weiß, wo sich die Daten genau befinden und wer Zugriff darauf hat, ist das ein hohes Sicherheitsrisiko. Hier sind klare Richtlinien für die Cloud-Nutzung und ein aktives User-Management gefragt.

Welche Strategien und konkreten Lösungsmöglichkeiten empfehlen Sie?

Peter Stanjeck: Aus unserer Sicht ist der Erfolgsschlüssel ein ganzheitlicher Ansatz, der strategische Planung, regelmäßige Überwachung, effektive Governance und die interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem FinOps-Team umfasst.

Auf der operativen Seite ist eine der Maßnahmen, die sofortige Einsparungen verspricht, die Identifizierung und Deaktivierung ungenutzter Konten. Hier unterstützen Monitoring- und Alarmierungssysteme. Diese überwachen die Kapazitätsparameter der Cloud Services über die komplette hybride Infrastruktur und melden auf Basis definierter Schwellwerte automatisiert, wenn Cloud-Systeme „betriebsbereit, aber untätig“ sind.

Für die Software-Nutzung kommen entsprechende aktive Software Asset Management-Tools zum Einsatz. Weist ein Anwendungsabonnement keine Nutzung auf, wird es dem zugewiesenen Mitarbeiter entzogen und entweder jemandem zugewiesen, der es benötigt, oder deaktiviert. Wir haben im Rahmen der jüngsten Kundenprojekte alleine für Microsoft Office 365 Kosteneinsparungen zwischen 7 und 22 Prozent für ungenutzte Konten realisiert. Das sind bei großen Unternehmen bis zu siebenstellige Beträge pro Jahr.

Ein weiterer Hebel zur Kostenoptimierung ist das Maßschneidern von Cloud-Abonnements.

Viele Anwender haben ein MS 365 E3-Abonnement, nutzen jedoch nur Exchange für die E-Mails. Hierfür reicht die weitaus günstigere E1-Lizenz aus. Und nur ein kleiner Teil der Belegschaft benötigt normalerweise eine E5-Lizenz mit erweiterten Sicherheitsfunktionen. In die gleiche Richtung geht auch die Konsolidierung von redundanten Anwendungen, die den gleichen Zweck erfüllen.

Wie können die vergleichsweise hohen Betriebssystem- und Datenbankkosten in der Cloud reduziert werden?

Peter Stanjeck: In der Tat – hier lohnt der Blick auf installierte Software mit „Bring Your Own License“ (BYOL) -Rechten. Beispielsweise können Kunden mit Oracle BYOL ihre vorhandenen On-Premises-Lizenzen mit 100prozentiger Workload-Garantie und Lizenzmobilität auch in der Cloud einsetzen. Im Falle von SQL-Datenbanken lassen sich auf diese Weise zum Beispiel jedes Jahr 37 Prozent der Lizenzkosten einsparen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Cloud-Kostenmanagementlösung achten?

Peter Stanjeck: Die Komplexität des Themas erfordert eine interdisziplinäre Herangehensweise, welche die kaufmännische und technische Welt verknüpft. Ein effektives Cloud Management benötigt das Zusammenspiel mehrerer Disziplinen wie etwa Service Request, Monitoring, Lizenzmanagement oder Compliance. Ein Anbieter sollte über langjährige Erfahrung im IT-Controlling und ein integriertes Lösungspaket verfügen.

Eine gute Lösung unterstützt auch die Budgetplanung, die Überprüfung und Anpassung von Verträgen, das Durchsetzen von Governance-Regeln und bietet Managed Services an, um den Kunden bei der Nutzung von Einsparpotenzialen zu unterstützen. Ein transparenter 360-Grad-Blick auf die komplette hybride IT-Infrastruktur bildet die Basis für eine genaue Kostenallokation auf Kostenstellen, Projekte und Services. Damit verwalten Unternehmen ihre Ausgaben effizient und ziehen den vollen Nutzen aus der Cloud-Technologie.

Herr Stanjeck, wir danken für das Gespräch.