Der Weg zu effizienten Workflows

Unternehmen müssen im 21. Jahrhundert auf digitale Lösungen und umweltfreundliche Technologien setzen, um erfolgreich zu sein. Davon ist Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland, im Gespräch mit Ulrich Parthier, Herausgeber it management, überzeugt.

Während Homeoffice vor der Pandemie eher die Ausnahme war, ist es heute vielerorts fest etabliert. Heimarbeit bedeutet aber auch, dass viele Abläufe überdacht werden müssen. Wie beeinflusst sie das Informations- und Dokumentenmanagement?

Dietmar Nick: Keine Frage, das Homeoffice ist in vielen Unternehmen und für viele Mitarbeitende zur Normalität geworden. Fest steht: Die IT gibt das heute her – technisch sind alle Anforderungen umsetzbar. Geklärt werden muss vorrangig, wie die Homeoffice-Anbindung tatsächlich sicher gestaltet werden kann. Und, richtig, Abläufe müssen neu überdacht werden. Dazu gehört, dass man Geschäftsprozesse ortsunabhängig denkt und plant. Dabei kommt uns allen entgegen, dass zu bearbeitende Dokumente in den Unternehmen heute immer digitaler werden – im Idealfall durchgängig ohne Brüche vom Posteingang bis zur Archivierung. Wenn im Homeoffice doch noch Papierausdrucke notwendig sind, dann muss geklärt werden, wie Druckertoner und Papier zuverlässig nach Hause kommen. Aber das sind definitiv lösbare Aufgaben.

Wie können Unternehmen ihre digitale Transformation beschleunigen? Was ist eine sinnvolle Vorgehensweise, damit ein solches Vorhaben gelingt? Was sind geeignete erste Schritte?

Dietmar Nick: Am Anfang sollten sich die Verantwortlichen die Frage stellen, wo ihr Unternehmen künftig stehen soll. Ohne ein Ziel vor Augen ist es schwierig, in Sachen digitale Transformation einen klaren Kurs zu steuern oder gar zu beschleunigen. Eine wichtige Frage ist, wie ortsflexibel das Unternehmen und die Mitarbeitenden heute sind und in Zukunft sein sollen. Hiernach sollte geklärt werden, wie ich die IT-Infrastruktur entsprechend meiner Ziele aufbaue. Grundsätzlich sollten wir angesichts des globalen Wettbewerbs weitere Digitalisierungsschritte zeitnah einführen und nicht auf die lange Bank schieben.

Ein idealer Ansatzpunkt ist dafür bei den meisten Betrieben der Posteingangsprozess. Daraus ergibt sich der Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements. Soll das Vorhaben nicht einfach durchgeboxt werden, sondern wirklich von den Mitarbeitenden genutzt und somit zum Erfolg werden, dann ist es unabdingbar, vor irgendwelchen Beschlüssen das Team transparent zu informieren, es abzuholen und mitzunehmen.

Ich erlebe es immer wieder, dass Mitarbeitende vor solchen Schritten regelrecht Angst haben und befürchten, Aufgaben nicht mehr bewältigen zu können oder ihren Job zu verlieren. Beides ist nicht der Fall. Aber Angst kann ganze Belegschaften lähmen und einen Digitalisierungsprozess torpedieren. Das sollte unbedingt vermieden werden.

Neue Technik allein reicht häufig nicht aus. Sie sagen selbst: Die Mitarbeitenden müssen „mitgenommen“ werden, der ganze Workflow verändert sich. Viele Unternehmen können das kaum allein bewältigen. Wo erhalten Unternehmen Unterstützung bei ihrer Transformation, an wen können sie sich wenden?

Dietmar Nick: Änderungen technisch sicher zu stellen und umzusetzen ist eines. Unsere Fachhandelspartner sind heute aber weitaus breiter aufgestellt. Sie bieten Lösungen an, kennen die Anforderungen vieler Branchen und sie wissen durch langjährige Erfahrung auch, wo in vielen Unternehmen der Schuh drückt. Sie sind außerdem sehr regional aufgestellt, sind schnell vor Ort und sprechen die Sprache ihrer Kunden. Als Partnernetzwerk können sie auch überregional oder bundesweit aufgestellte Unternehmen beraten und betreuen.

Das nachhaltigste Dokument ist das, welches nicht gedruckt wird.

Dietmar Nick, Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH

Sie verfügen durch ihre Ausbildung und kontinuierliche Schulungen über sehr viel Know-how und haben im Zweifelsfall auch schon in ähnlichen Betrieben Neuerungen begleitet. Unsere Partner sind deshalb heute in der Lage, Unternehmen ganzheitlich zu begleiten und weit über die eigentliche Technik hinaus zu unterstützen. Darüber hinaus bieten wir selbst online viele Informationen, die den Einstieg in die Digitalisierung erleichtern.

Kyocera engagiert sich stark im Bereich Nachhaltigkeit. Wie können Unternehmen ihren Arbeitsalltag und ihre Prozesse nachhaltiger gestalten und wo fängt man da am besten an?

Dietmar Nick: Nachhaltigkeit ist in der Tat ein großes Thema, das von Kyocera seit der Unternehmensgründung im Jahr 1959 sehr ernst genommen wird. Als Ergebnis nutzen wir heute in unseren Hauptproduktionsstätten ausschließlich erneuerbare Energien. Für unsere Kunden gilt mit Blick auf den Bereich Dokumentenlösungen: Das nachhaltigste Dokument ist das, welches nicht gedruckt wird. Unternehmen sollten ihre Prozesse genau analysieren und klären, wo bei ihnen noch viele Papierdokumenten erstellt und bearbeite werden. Hier sollten sie ansetzen. Fast immer ist es möglich, Dokumenten-Workflows digitaler zu denken und das dann auch zu optimieren.

Viele Verwaltungen und Behörden besitzen noch immer ein teils riesiges Papierakten-Archiv. Viele dieser Akten können nicht einfach vernichtet werden. Welchen Lösungsweg gibt es dafür?

Dietmar Nick: Dieses Problem besteht fraglos und wir haben das erkannt. Die Kyocera-Tochter ALOS hat hier für sehr viele Branchen und Bereiche kluge Konzepte entwickelt. ALOS berät Unternehmen und Organisationen dabei, wie sie ihre riesigen Papierarchive praktikabel und rechtssicher abbauen können, wie sie dabei in einem Zug Aktenberge reduzieren und Büroflächen zurückgewinnen. Ein Kernbestandteil sind dabei die von unserem Partner-Netzwerk angebotenen Kyocera Scan-Services. Mit ihnen werden Kunden die vorherigen Papierakten in einem Cloud-Archiv oder direkt vor Ort digital zur Verfügung gestellt.

Manche Unternehmen scheuen Digitalisierungsmaßnahmen, weil die Cyberkriminalität immer mehr zunimmt und sie fürchten, dass die Digitalisierung mit neuen Security-Risiken einhergeht. Bleibt man mit Fotokopie, Papierakte & Co. nicht letztlich auf der sicheren Seite?

Dietmar Nick: Cyberbedrohungen sind eine ernste Angelegenheit. Aber machen wir uns nichts vor: Es gibt auch für Papier Risiken. Von Feuer über Diebstahl bis hin zu Umweltereignissen ist auch die analoge Welt bedroht. Aus meiner Sicht ist man deshalb ohne Digitalisierung keineswegs sicher. Wer als Unternehmen im 21. Jahrhundert bestehen will, sollte auf digitale Lösungen und klimaschonende Technologien setzen. Nur so lassen sich Geschäftsprozesse nachhaltig, sicher und schnell gestalten. Unternehmen, die sich der Digitalisierung verweigern, werden auf mittlere Sicht ins Aus manövrieren, weil ihnen ihre Wettbewerber einfach voraus sind.

Herr Nick, vielen Dank für das Gespräch!