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Ein Dokumentmanagementsystem zentralisiert auf Rechnern verstreute Dokumente, bringt Übersichtlichkeit und ermöglicht ein effizientes wie sicheres Zusammenarbeiten. In Kombination mit einer Business-Process-Management-Lösung entsteht eine nahtlose Integration von Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung für abteilungsübergreifende Workflows mit hohem Automatisierungsgrad.
Ein Open-Source-Ansatz hat sich hier als vorteilhaft herausgestellt.
Dokumente sind die Arbeitsgrundlage in fast allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Sie müssen organisiert werden, was durchaus eine Herausforderung darstellen kann. Ein großer Schmerzpunkt stellt hier eine verstreute Ablage dar, wenn Dokumente auf lokalen Rechnern, Clients oder in File Shares gespeichert werden. Im Krankheitsfall oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern ist dann nicht klar, wo die benötigen Dokumente liegen und der Zugriff nicht geregelt. Der Suchaufwand ist entsprechend hoch und die Arbeit aus dem Home Office lässt sich so erst recht nicht organisieren. Eine verteilte Speicherung verhindert darüber hinaus die einheitliche Sicherung: Gehen Dokumente verloren oder kommt es zu einem Hackerangriff, sind die Daten unwiederbringlich verloren. Weitere Sicherheitsprobleme entstehen wegen unausgegorenen Zugriffskontrollen für Dokumente mit mehreren Sachbearbeitern. Komplexe Berechtigungsstrukturen – wer hat worauf welchen Zugriff, lesend oder editierend – lassen sich mit File-Share-Lösungen oft nicht abbilden; damit entsteht Zugriff auch für Unberechtigte.
Hohe Aufwände entstehen zudem beim Versuch der Integration in bestehende Geschäftsprozesse: Lösungen wie File-Share lassen sich kaum in andere Programme wie ein ERP integrieren und mit improvisierten Lösungen kann keine Automatisierung entstehen. Oft greifen Unternehmen im Dokumentenmanagement sogar noch auf getrennte Prozesse zurück: Rechnungen werden ausgedruckt, gescannt und dann wieder digital abgelegt.
Die Funktionen eines DMS
Es gilt also, die Ablage zu organisieren: Ein Dokumentmanagementsystem (DMS) bzw. ein System für Enterprise-Content-Management (ECM), erfasst Dokumente, die digital oder physisch entstehen, als elektronische Datei und speichert sie zentral. Nutzbar werden die Daten, wenn sie gesucht und gefunden werden können. Dafür ist eine Indexierung, die Hinterlegung der Daten mit Meta-Informationen wie Autor oder Erstellungsdatum notwendig. Die Suchfunktion muss ausgereift sein, um Dokumente zu finden, ohne den Ablageort zu kennen oder sich durch Verzeichnisbäume zu klicken: Ein gutes DMS kann pro Sachbearbeiter bis zu 30 Minuten Suchzeit am Tag sparen. Darüber hinaus ist eine Versionierbarkeit wichtig: Bei Änderungen wird stets die aktuelle Version eines Dokuments vorgehalten, über seine Historie lässt sich nachverfolgen, wer wann was verändert hat und der alte Stand wiederherstellen.
Ein DMS unterstützt außerdem bei Zusammenarbeit und Informationsverfügbarkeit: Wird ein Dokument geändert, steht die aktuelle Version allen Nutzern zur Verfügung – alle arbeiten auf demselben Informationsstand. Nachfragen und Absprachen entfallen. Praktisch ist eine Integration in den Office-Server wie beim Tool ITISeasy.docs der IT IS AG. Damit öffnet sich die Word- oder Excel-Oberfläche, um ein Dokument zu bearbeiten. Wird ein integriertes Wiki vorgehalten, kann der Wissenstransfer im Unternehmen etwa mit Arbeitsanweisungen vereinfacht werden. So gelingt ein reibungsloses Onboarding neuer Mitarbeiter. Analyse- und Berichtsfunktionen im Dokumentenverwaltungssystem zeigen, wie effizient die Abläufe
tatsächlich sind.
Integriertes Business-Process-Management
Der volle Effekt entsteht, wenn in das DMS ein Business-Process-Management (BPM)-Tool integriert werden kann. So gelingen ein nahtloser Informationsaustausch und eine optimale Strukturierung der Abläufe und Ablage. Hier können zum Beispiel für jeden Ordner Regeln wie eine automatische Tag-Vergabe definiert und Workflows zugewiesen werden. Aus einem Rechnungs-Upload kann dann automatisch eine Rechnungsprüfung angestoßen werden. Auch komplexe Freigabeprozesse in Gruppensituationen können mit der BPM-Integration abgebildet werden. Damit wird es möglich, Dokumente innerhalb des Workflows über mehrere Instanzen hinweg digital zu teilen – mit internen Fachabteilungen, dem Kunden, dem Finanzprogramm oder dem Steuerberater. So entsteht eine durchgängige Prozesskette über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Gerade die Integration des DMS ins ERP ist zentral, da hier Prozesse wie Angebote oder Rechnungen angestoßen werden. Durch die Integration steigt gleichzeitig die Transparenz.
Mit dieser Prozessautomatisierung lassen sich manuelle Aufgaben reduzieren und die Effizienz im Dokumentenmanagement verbessern. Die Fehlerquote sinkt, es kann nichts mehr vergessen werden und das Personal kann sich anspruchsvolleren Aufgaben zuwenden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels werden so Ressourcen geschont bzw. wieder frei.
Open-Source-Lösung für das Dokumentenmanagement
Open-Source-Lösungen bieten sich für DMS und BPM an, da sie flexibel sind: Unternehmen können die Software an ihre Anforderungen anpassen, sie leicht erweitern und über Schnittstellen in bestehende Systeme integrieren, da Open-Source-Lösungen interoperabel sind. Eigene Prozesse können abgebildet und konfiguriert werden und Unternehmen werden nicht in starre Muster oder Standardprozesse gepresst. Ein weiterer Vorteil liegt in der Unabhängigkeit: Mit einer Open-Source-Lösung machen sich Unternehmen nicht von einem Anbieter bzw. einer proprietären Lösung abhängig. Sie geraten nicht in einen Vendor-Lockin und sparen Lizenzkosten. Durch die gemeinschaftliche Entwicklung der Open-Source-Community stehen neue Features in der Regel schnell zur Verfügung: Die Bedürfnisse sind bekannt und Lösungen werden auf den Weg gebracht – ohne teure Invests. Diese Community kann sogar interne IT-Aufwände reduzieren, da auf ihr Knowhow zurückgegriffen werden kann.
Sicherheit und Compliance gewährleisten
Ein DMS ist für die Datensicherheit zentral. Ein weitgefasstes Rollen- und Rechtekonzept kann den Zugriff pro Dokument feingranular regeln. Die Lösung ITISeasy.docs hat für einfache Freigabeprozesse eine Workflow-Engine: Berechtigungen können aus dem bestehenden Rechtemanagement einfach übernommen werden, ein unerlaubter Zugriff wird damit verhindert. Zudem werden Dokumente bei der Ablage im Server direkt verschlüsselt: So ist es möglich, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen oder Personalakten abzulegen, ohne dass jeder mitlesen kann.
Ist das DMS eine Open-Source-Lösung, kann die Sicherheit durch die Selbstkontrolle der Community weiter erhöht werden: Hier finden per se regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch die vorhandene Schwarmintelligenz statt. Bei Sicherheitslücken wird entsprechend schnell reagiert – durchaus schneller als bei proprietären Systemen. Hinzu kommt die einer Open-Source-Lösung innewohnende Transparenz: Unternehmen können den Quellcode prüfen, erfahren, wo ihre Daten liegen und was mit ihnen passiert. Bei geschlossenen Systemen müssen sie sich auf die Angaben des Anbieters verlassen, können aber nicht nachvollziehen, was genau mit ihren Daten passiert, ob sie zum Beispiel zu Diagnosezwecken weitergegeben werden.
Durch die in Open-Source-Lösungen gängige Spiegelung ist die Verfügbarkeit der Daten auch über mehrere Standorte hinweg sowie bei einem Ausfall gegeben. Unternehmen profitieren von diesem Mehr an Sicherheit ohne große Aufwände für die Einrichtung oder hohe Investitionskosten. Ein weiterer Sicherheitsfaktor ist die Nachvollziehbarkeit: Audit-Trails erlauben es in einem guten Tool die Änderungshistorie eines Dokuments nachzuverfolgen. Gegenüber Behörden kann zum Beispiel eine Unveränderlichkeit nachgewiesen werden.
Ein cloudbasiertes DMS sollte auf deutschen Servern betrieben werden, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. In Deutschland muss es außerdem in der Lage sein, über eine intelligente Archivierung die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Ideal ist es deswegen, wenn ein DMS wie ITISeasy.docs für den deutschen Markt optimiert ist: Damit sind Compliance, Regulierungen des Finanz- und Rechtswesen und Anpassung an lokale Geschäftsanforderungen und Integrationsmöglichkeiten mit Softwarelösungen gegeben.
Ein zukunftsfähiges DMS ist cloudbasiert
Ein zukunftsfähiges DMS bietet Unterstützung für Cloud-Integration und mobile Anwendungen, sodass geräteunabhängig darauf zugegriffen werden kann. Mit einem solchen Aufbau kann auf sich verändernde Anforderungen, auf Technologietrends wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen schnell reagiert werden. Ein DMS muss zudem skalierbar und damit performant sein und in der Lage, mit dem Unternehmen zu wachsen. Eine Open-Source-Lösung hat sich hier als besonders nachhaltig erwiesen, da sie nicht so schnell wieder vom Markt verschwindet wie so manche kommerzielle Lösung.
Fazit
Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen und macht mit intelligenten, abteilungsübergreifenden Workflows einen höheren Automatisierungsgrad möglich. Wichtig ist, dass es sich leicht in bestehende Systeme integrieren und anpassen lässt und hohen Sicherheitsanforderungen gerecht wird. Mit einer Open-Source-Lösung ist das erreichbar.
Weitere Informationen:
www.itis.de
