Schlüsselqualifikationen im Projektmanagement, damit Unternehmen mit weniger mehr erreichen

Vom Konzern bis zum Mittelstand, vom selbstständigen Einzelunternehmer bis zu den privaten Haushalten – der finanzielle Druck wird immer höher. Und damit die Frage: Wie erreichen wir mehr mit weniger? Der Fokus liegt auf effizienteren Arbeitsabläufen, um die Produktivität zu steigern und so bessere Ergebnisse zu erzielen.

Ohne exzellent ausgebildete Mitarbeiter ist dies schwer realisierbar, wenn nicht sogar unmöglich. Wobei wir wieder bei den Kosten wären. Denn auch wenn Gelder fehlen, ist der aktuelle Schulungsbedarf – bei den oben genannten Zielen vor allem im Projektmanagement – größer denn je.

Der Bereich L&D Learning and Development braucht also selbst Entwicklung. Und dies in Zeiten, in denen die Inflationsraten historische Höchststände erreichen. Obwohl die Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels weniger Ressourcen haben, Lieferketten ständig unterbrochen werden, ein globaler Rückgang des Wirtschaftswachstums zu verzeichnen ist und auch die Konsumausgaben durch die Inflation und die Lebenshaltungskosten stark beeinträchtigt sind. All das hat verständlicherweise massive Auswirkungen auf die Entscheidung, in Aus- und Weiterbildungen zu investieren. Dabei bräuchte es gerade jetzt aufgrund der existenziellen Transformation und steigenden Nachfrage nicht nur nach digitalen Kompetenzen, eben jene Fähigkeiten und Fertigkeiten bei den Mitarbeitern. Eine Kernkompetenz ist dabei immer wieder das Projektmanagement, weil es hilft, die Effizienz von Teams zu maximieren, Ressourcen zu schonen, Kosten zu reduzieren und zu kontrollieren, Projekte termingerecht ablaufen zu lassen und letztlich mit weniger mehr zu erreichen.

6 Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement und mehr Effizienz

1. Planung

Wie das Sprichwort so schön sagt, gilt: Wer nicht plant, plant zu scheitern. Wenn Sie wirklich mehr mit weniger erreichen wollen, müssen Sie mit Ihrer Zeit, Ihren Ressourcen, Ihrem Budget und Ihren Zielen klug umgehen. Planung ist der Weg dorthin und zugleich die Grundlage für jeden erfolgreichen Betrieb und jedes gelungene Projekt. Eine Kernkompetenz, die es Unternehmen und Teams ermöglicht, begrenzte Ressourcen und Budgets zu verwalten, um die effektivsten Ergebnisse zu erzielen. Anhand von Zeitplänen und Meilensteinen können Fristen besser eingehalten und Zeitverluste vermieden werden. Zugleich hilft eine gute Planung, Risiken abzumildern und zu bewältigen sowie Schlüsselprobleme einfacher zu lösen. Planung ist auch wichtig, um die Leistung und die Erfolgsquote zu steigern. Dazu gehören die Festlegung und Priorisierung von Zielen, Aktivitäten und Aufgaben sowie die Definition der Bereiche innerhalb und was außerhalb des Projektumfangs liegt, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die enge Zusammenarbeit mit Teams und Interessengruppen.

2. Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement ist unerlässlich, um Prioritäten für hochwertige Aufgaben zu setzen, die Zeitressourcen effizient zuzuweisen und Projekttermine einzuhalten. Dies wiederum hilft, die finanziellen Kosten, die durch Verzug und Überschreitungen entstehen, zu reduzieren und mit unerwarteten Problemen, wie z. B. unvorhergesehenen Verzögerungen, umzugehen. Außerdem ist es wichtig für die Mitarbeiterbindung und die Arbeitsmoral. Mitarbeiter, die es aufgrund hoher Arbeitslast und Zeitproblemen regelmäßig nicht schaffen, zugewiesene Aufgaben oder Projekte zu Ende zu bringen, werden wahrscheinlich schnell gestresst, demotiviert und ausgebrannt sein und sich nach einer anderen Stelle umsehen. Mit weniger mehr zu erreichen, bedeutet, die richtigen Leute im Team zu haben – und diese entsprechend zu motivieren und zu schulen, damit sie in der Lage sind, produktiv zu arbeiten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zeitmanagement allen ermöglicht, ihre Zeit optimaler zu nutzen, so dass jeder mehr in kürzerer Zeit erledigen und zugleich seine persönlichen Ressourcen – wie auch die anderer – schonen kann. Teams sind dadurch motivierter und die gesamtunternehmerische Produktivität steigt.

3. Risikomanagement

Wenn sich Risiken in Probleme verwandeln, können sie enorme Verzögerungen verursachen, die finanziellen Kosten erheblich erhöhen oder sogar das Ende für ein Projekt bedeuten. Ein gutes Risikomanagement hilft also in erster Linie, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein “Was wäre, wenn …” zu einem ernsthaften Problem wird, das gelöst werden muss. Zum Risikomanagement gehört die Risikoanalyse, die entscheidend dazu beiträgt, die Auswirkungen eines potenziellen Risikos auf das Projekt abzuschätzen, wenn es sich zu einem Problem entwickelt – und was dagegen zu tun ist. Dazu kommen Strategien zur Risikominderung sowie ein Notfallplan, der hilft, mit den negativen Folgen umzugehen, wenn ein Problem tatsächlich eintritt.

Schließlich lassen sich Risiken nie ganz ausschalten, weshalb Sie eine Risikobereitschaft festlegen müssen, d. h. die Höhe und die Art der Risiken, die Sie zur Erreichung eines speziellen Ziels zu akzeptieren bereit sind. Bestimmte Projekte können ein anderes Maß an Risikotoleranz erfordern als andere, was bedeutet, dass Projektteams die richtigen Risikomanagementstrategien benötigen, um innerhalb dieser Parameter arbeiten zu können. Alles in allem gilt: Je besser Sie Risiken managen können, desto weniger Probleme werden Sie auf dem Weg zum Projekterfolg haben. All das ist entscheidend, um die vorhandene Zeit zu optimieren, Ressourcen zu sparen und mit weniger mehr zu erreichen.

4. Kommunikation

Ein erfolgreiches Projekt hängt von einer klaren, offenen und effektiven Kommunikation im Projektteam, zwischen funktionsübergreifenden Teams und mit den Stakeholdern ab. Ist dies nicht der Fall, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass aufgrund mangelnder Abstimmung hinsichtlich der Ziele und Aufgaben Missverständnisse und Fehler entstehen. Das Ergebnis ist eine schlechte Aufgabenausführung, die letztlich die Effizienz mindert. Wenn Sie stattdessen Strategie, Ziele, Aufgaben und Zuständigkeiten mit allen Beteiligten klar kommunizieren und ein Umfeld schaffen, in dem alle nahtlos zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erfüllen können, wird die Produktivität in die Höhe schnellen. Erhalten alle im Projektteam und darüber hinaus die Werkzeuge und Einblicke, die sie benötigen, um wichtige Projektentscheidungen zu treffen und mögliche Widerstände zu minimieren, gelingt es leichter, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Sie benötigen weniger Zeit für die Korrektur von Fehlern und Missverständnissen, ziehen die Stakeholder leichter auf Ihre Seite und helfen Ihrem Team dabei, so produktiv wie möglich zu sein.

5. Budgetmanagement

Wenn Sie mit begrenzten finanziellen Ressourcen arbeiten, ist das Letzte, was Sie wollen, dass diese zu schnell verbraucht sind und deswegen das Projekt womöglich auf halber Strecke stagniert. Budgetmanagement ist der Schlüssel für die Erstellung genauer Projektbudgets auf der Grundlage zuverlässiger Prognosen. Hinzu kommt die wichtige Aufgabe, die Ausgaben zu überwachen, damit diese das Budget nicht überschreiten. Die kontinuierliche Budgetverwaltung ist ebenfalls wichtig, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo finanzielle Ressourcen eingesetzt werden sollen und wo potenzielle Kosteneinsparungen erzielt werden können, um das Budget noch weiter zu strecken. Budgetmanagement hilft ebenso bei der Planung und Bewältigung unvorhergesehener Herausforderungen oder Probleme, die auftreten können – zum Beispiel, wenn die Kosten für Lieferanten unerwartet steigen. Schließlich ist das Budgetmanagement der Schlüssel zur Stärkung des Vertrauens der Interessengruppen. Lässt sich der Nutzen, der Wert und der potenzielle ROI ihrer Investition nachweisen, sind die Stakeholder bereit ihre begrenzten Mittel und Ressourcen für das Projekt bereitzustellen. Unterm Strich gilt: Je mehr Kosten Sie einsparen, desto mehr können Sie mit Ihrem Budget machen.

6. Stakeholder-Management

Die Unterstützung durch die Stakeholder (oder deren mangelnde Unterstützung) kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Zum einen liegt das daran, dass die Interessengruppen die Macht haben, wichtige Projektressourcen beizusteuern – sei es in Form von Finanzen, Beratung oder anderen Dingen. Wenn Sie ihnen den Wert ihrer Beiträge und ihrer Mitarbeit beweisen können, sind sie eher bereit, in Ihr Projekt zu investieren. Wenn Sie das nicht können, werden sie wahrscheinlich ihre Unterstützung zurückziehen, Einwände erheben und den Zugang zu Ressourcen einschränken. Zum anderen: Wenn Sie es versäumen, wichtige Informationen weiterzugeben, Ziele abzustimmen und Erwartungen zu managen, könnten Projektergebnisse enttäuschend ausfallen und die Stakeholder verunsichern. Stakeholder-Management ist also unerlässlich, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten sowie von diesen die Informationen zu erhalten, die Sie für wichtige Entscheidungen benötigen.

Fazit

In den letzten Jahren haben die Unternehmen oft spekulativ in die Zukunft investiert. Heute wird eher nach dem Bedarf im Hier und Jetzt gefragt und sehr konzentriert vorgegangen. Investitionen in zentrale Projektmanagement-Qualifikationen sind ein effektiver Weg für Organisationen, positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu erzielen und über die aktuellen Probleme hinweg vor allem langfristig Erfolg zu generieren.