Ohne Papier und Fax geht in der Verwaltung nichts

PDF runterladen, ausfüllen und ausgedruckt zurück ans Amt schicken oder den Antrag per Fax an die Behörde übermitteln – so sieht für die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland immer noch der Kontakt mit der öffentlichen Verwaltung aus.

In einer repräsentativen Unternehmensbefragung des Digitalverbands Bitkom erklärten alle Unternehmen, dass sie gezwungen sind, immer wieder per Brief oder Fax mit Behörden zu kommunizieren. Keines der 604 befragten Unternehmen kommuniziert ausschließlich digital mit Behörden, 3 von 10 (31 Prozent) schaffen aber immerhin eine überwiegend digitale Kommunikation. 60 Prozent jedoch müssen ebenso häufig analoge wie digitale Kommunikationswege wählen, 7 Prozent sind sogar gezwungen, überwiegend analog zu kommunizieren.

Drei Viertel der Unternehmen (74 Prozent) sagen, dass sie häufig digitale Dokumente ausdrucken müssen, um mit der Verwaltung zu kommunizieren. Entsprechend kritisch fällt auch das Urteil über den Stand der Digitalisierung in deutschen Behörden aus: Die Verwaltungen erhalten in puncto Digitalisierung von der deutschen Wirtschaft die Schulnote „ausreichend“ (4,0), wobei kein Unternehmen ein „sehr gut“ vergibt, aber rund jedes Vierte (23 Prozent) ein „mangelhaft“, 13 Prozent sogar ein „ungenügend“. „Manche Verwaltungen sind in den letzten Jahren bei der Digitalisierung vorangekommen, aber es gibt immer noch zu viele Systembrüche“, sagt Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst. „Verwaltungen, die mit den Methoden des letzten Jahrhunderts arbeiten, verschwenden nicht nur eigene Ressourcen, sie belasten auch die Unternehmen. Eine funktionierende digitale Verwaltung erhöht die Wettbewerbsfähigkeit am Standort Deutschland, und auch deshalb sollte sie mit Nachdruck vorangetrieben werden.“

Die fehlende Digitalisierung der Verwaltung ist für 8 von 10 Unternehmen (83 Prozent) ein internationaler Standortnachteil, 9 von 10 (94 Prozent) sehen sie zudem als einen Bremsklotz für die Digitalisierung des eigenen Unternehmens. Während jedes fünfte Unternehmen (20 Prozent) der Meinung ist, die öffentliche Verwaltung in Deutschland funktioniere hervorragend, halten sie 81 Prozent für zu träge. Und 94 Prozent fordern, dass die Politik die Digitalisierung der Verwaltung zu einer Top-Priorität machen sollte. „Wir könnten bei der Digitalisierung der Verwaltung rasche Fortschritte erzielen, wenn wir viel stärker als bisher erfolgreiche Modell- und Pilotprojekte in die Fläche bringen, anstatt das Rad überall immer wieder neu erfinden zu wollen“, so Wintergerst. 

Fragt man die Unternehmen, welche Verwaltungsleistungen sie bislang bereits digital genutzt haben und welche sie künftig digital nutzen wollen, zeigt sich ein großes Potenzial für digitale Dienstleistungen der Verwaltung. Bei der Nutzung ganz oben steht die An-, Um- oder Abmeldung von Kfz (30 Prozent / 51 Prozent wollen sie künftig nutzen), gefolgt von der steuerlichen An- bzw. Abmeldung des Unternehmens (27 Prozent / 49 Prozent). Dahinter folgen Produktkennzeichnung und -zulassung (23 Prozent / 44 Prozent), die Meldung von Erneuerbaren-Energie-Anlagen (15 Prozent / 60 Prozent) sowie Visa-Angelegenheiten bzw. die Beschäftigung und Entsendung von Fachkräften (15 Prozent / 44 Prozent). Schlusslichter bei der aktuellen digitalen Nutzung sind der Bauantrag (9 Prozent / 44 Prozent), die Anerkennung ausländische Berufsqualifikationen (7 Prozent / 42 Prozent) und die Ermittlung der Patentfähigkeit bzw. die Erteilung eines Patents (6 Prozent / 33 Prozent).

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverband Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland telefonisch befragt. Die Befragung fand im Zeitraum von KW 31 bis KW 36 2023 statt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Auf welche Art und Weise kommunizieren Sie in Textform mit Behörden?“, „Wie bewerten Sie den Stand der Digitalisierung in deutschen Behörden auf einer Schulnoten-Skala?“, „Welche der folgenden Leistungen hat Ihr Unternehmen bereits auf digitalem Weg beantragt und welche möchten Sie künftig gerne digital beantragen?“ und „Inwieweit treffen die folgenden Aussagen zum Thema Verwaltung und Behörden auf Ihr Unternehmen bzw. Ihrer Meinung nach zu?

www.bitkom-research.de