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Immer mehr Unternehmen verlagern ihre E-Mail-Infrastruktur in die Cloud und nutzen die Möglichkeiten und Funktionen von Microsoft 365. Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients und wird von vielen Firmen weltweit verwendet. Trotzdem wird die jährlich wachsende Zahl der gesendeten und empfangenen E-Mails zu einer echten Herausforderung, und das für Benutzer und Administratoren gleichermaßen. Beide kämpfen mit Problemen wie überquellenden Postfächern oder verzögerten Antwortzeiten.
E-Mail-Archivierung als Lösung für Performance-Probleme bei Outlook
Die Hauptursache für diese Probleme sind nicht selten riesige Postfächer. Microsoft bietet seinen Kunden zwar umfangreiche Postfächer mit mehreren Gigabyte Datenvolumen an. Aber die meisten Benutzer bewahren ihre E-Mails gewohnheitsmäßig länger in ihren Postfächern auf, so dass der Speicherplatz früher oder später aufgebraucht ist. Dies gilt sowohl für den Speicherplatz, den die IT-Abteilung vor Ort bereithalten muss, als auch für den von öffentlichen Cloud-Anbietern.
Solche E-Mail-Mengen können die Leistung des Outlook-Clients beeinträchtigen. Außerdem sind die PST-Dateien von Outlook dafür berüchtigt, dass sie ab einer bestimmten Größe ebenfalls Probleme verursachen. Eine beschädigte oder fehlerhafte PST-Datei kann sogar verhindern, dass sich Outlook überhaupt starten lässt.
Um die Leistung von Outlook zu optimieren, scheint es naheliegend, die in den Postfächern gespeicherte Datenmenge zu reduzieren. In Anbetracht der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, angesichts von Unternehmensrichtlinien und Compliance-Anforderungen ist es jedoch nicht immer eine gute Idee, E-Mails einfach zu löschen. Die Lösung liegt in der E-Mail-Archivierung, für die Microsoft eine native Option anbietet.
Mängel bei nativen E-Mail-Archivierungslösungen
Die von Microsoft angebotene native E-Mail-Archivierungslösung eignet sich allerdings nicht für alle Arten von Unternehmen. Es können Konflikte in Bezug auf den Datenschutz, die Einhaltung von Vorschriften und die Datenhoheit auftreten, insbesondere wenn das Unternehmen, das Microsoft 365 nutzt, Niederlassungen in verschiedenen Ländern betreibt. Wenn Firmen sich für native E-Mail-Archivierungslösungen entscheiden, sollten sie deshalb die folgenden Punkte bedenken:
Beschädigte .pst-Dateien
Einige Firmen entscheiden sich dafür, E-Mails in Form von Dateien im Outlook-Format .pst zu speichern. Diese Dateien sind allerdings nicht vertrauenswürdig, weil sie bearbeitet werden können. Das führt zu weiteren Fragen hinsichtlich der Authentizität und Integrität der Daten. Microsoft selbst unterstützt diese Option für die Langzeitarchivierung im Übrigen auch gar nicht.
Einschränkungen bei der Suche
Die Suche nach E-Mails in archivierten Daten ist aus verschiedenen Gründen nur eingeschränkt sinnvoll. Erstens ist die Suchfunktion nicht effizient genug. Obwohl sie boolesche Abfragen unterstützt, fehlt es ihr an den Funktionen, die für eine effektive Informationssuche nötig sind.
Auch der Faktor Zeit spielt eine Rolle, denn das Durchsuchen von Tausenden von E-Mails (und deren Anhängen) kann ausgesprochen aufwändig sein. Es macht also wenig Sinn, ein Archiv zu führen, in dem man das Gewünschte nicht auch schnell findet. Wenn der Outlook-Client mehrere Minuten lang damit beschäftigt ist, eine gesuchte E-Mail zu finden, bindet das zusätzlich Ressourcen – was wiederum die Produktivität beeinträchtigt.
Und schließlich ist die Suche in mehreren Ordnern oft weniger zuverlässig als die Suche in einem einzelnen Ordner. Das gilt insbesondere für Informationen, die in Anhängen enthalten sind. Hier ist die Zuverlässigkeit oft ein Problem.
Lizenzierung und Kosten
Bei Microsoft 365 werden E-Mail-Lizenzen pro aktivem Benutzer vergeben. Die Pflege des E-Mail-Archivs jedes Mitarbeiters ist mit einer Lizenzgebühr verbunden. Wenn mehrere Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, steigen die Lizenzgebühren, was die E-Mail-Kerndienste zu einer kostspieligen Investition macht, je nachdem, wie lange Sie das Archiv behalten.
