Sieben Tipps für effizientes Wissensmanagement

Eines ist klar: In der modernen Arbeitswelt haben herkömmliche Methoden des Wissensmanagements endgültig ausgedient. Denn dass in Zeiten von Remote Work, Homeoffice & Co. ein Informationsaustausch über Rundschreiben oder den Plausch in der Kaffeeküche nicht mehr funktioniert, liegt auf der Hand. Für Unternehmen heißt es daher, kluge Konzepte zu entwickeln, die ein standortübergreifendes Verwalten von Know-how erlauben.

Die bürounabhängige Arbeit ist inzwischen kein Ausnahmefall mehr und auch künftig wird sie sich weiter durchsetzen. Prognosen des Marktforschungsinstituts Gartner zufolge soll der Anteil des mobilen Arbeitens bis zum Jahr 2030 auf 48 Prozent anwachsen. Dass dies auch Änderungen hinsichtlich der Art des Informationsaustauschs mit sich bringt, ist wenig erstaunlich: Wie eine weitere Studie belegt, waren etwa im Jahr 2020 81 Prozent der Beschäftigten mehr auf Informationsmanagement-Lösungen angewiesen als in den Vorjahren. Doch nicht nur das – für 58 Prozent der Befragten hatte die Nichtauffindbarkeit aufgabenrelevanter Informationen größere Auswirkungen auf maßgebliche Geschäftskennzahlen als in den Jahren zuvor. Selbstverständlich leidet auch die Produktivität der Beschäftigten unmittelbar unter fehlenden Informationen. Die Folge: demotivierte Mitarbeiter und frustrierte Kunden, deren Anfragen aufgrund abhandengekommener Informationen unbeantwortet bleiben.

Führt man sich dann noch vor Augen, dass die effiziente Nutzung von Wissen für Unternehmen immer mehr zum Wettbewerbsvorteil avanciert, wird eines schnell klar: Hier braucht es intelligente Lösungen, die für eine enge Verzahnung der unterschiedlichen Fachabteilungen sorgen und Informationsquellen wie E‑Mails, Archive, Wikis und andere Datenbanken klug miteinander verknüpfen. Moderne und dynamische Wissensmanagement-Plattformen können hierbei wertvolle Dienste leisten.

Die Vorteile von Wissensmanagement-Plattformen

1. Ortsunabhängiger sowie kanal- und abteilungsübergreifender Informationsaustausch
2. Zeitunabhängiger Zugang zu Wissen
3. Möglichkeit, der „Selbstbedienung“ (Pull-Prinzip) und automatisierten Verteilung von Informationen (Push-Prinzip)
4. Stets aktueller Informationsstand der gesamten Belegschaft
5. Einfache Strukturierung der Informationen
6. Dokumentenlenkung für rollenspezifisches Verteilen von Wissen (bei vertraulichen Informationen oder Wissen, das nur für eine bestimmte Projektgruppe relevant ist)
7. Up-to-date-Halten der Informationen durch Meldesystem für veraltete Informationen

Doch bei der Implementierung solcher Plattformen gibt es einige Dinge zu beachten. In den folgenden sieben Tipps zeigen wir Ihnen, wie eine erfolgreiche Umsetzung gelingt.

Tipp 1: Bauen Sie ein zentrales digitales Ablagesystem auf.

Dank Digitalisierung gibt es mittlerweile unzählige Quellen an Informationen – doch somit leider auch zahllose Ablageorte innerhalb einer Firma. Ohne ein intelligentes System lässt sich wohl kaum noch der Überblick darüber bewahren, ob sich eine Information auf dem Server befindet oder doch eher in einer E-Mail, in der Cloud, in Microsoft-Office-Dokumenten oder einem Support-Ticket. Abhilfe schafft ein zentrales digitales Ablagesystem, in dem alle Mitarbeiter ihr Wissen „archivieren“ können.

Tipp 2: Wählen Sie eine geeignete Plattform.

Die gewählte Plattform sollte zum Unternehmen passen, sich intuitiv bedienen und schnell einsetzen lassen. Vor der Entscheidung für ein bestimmtes System sollten Sie dem Anbieter vor allem diese Fragen stellen:

• Ist es möglich, neues Wissen schnell einzupflegen?
• Erlaubt die Plattform den Austausch von Informationen zwischen Kollegen? 
• Bietet das System eine Suchfunktion?
• Wie sieht es mit der Skalierbarkeit aus? Kann die Plattform mit dem Betrieb mitwachsen?

Tipp 3: Schaffen Sie eine sinnvolle Struktur.

Eine sinnvolle Strukturierung der Informationen erlaubt es nicht nur neuen Kollegen, sich schneller zu orientieren. Am einfachsten gelingt dies durch separate Ordner für Dokumente, Bilder, Videos etc. Zudem lässt sich auch hier die Konmari-Methode (Aufräumen nach Plan) gut nutzen: Allen Informationen wird ein eindeutiger Platz sowie eine zum jeweiligen Zweck passende Ablage zugewiesen. Nicht erforderliches Wissen lässt sich so aussieben. Die Einordung sollte dabei nach Kategorien („Rechnungen“, „Vorlagen“) und nicht nach Abteilungen erfolgen.

Tipp 4: Sorgen Sie für Aktualität der Informationen.

Strotzt der Informationspool vor völlig überholten Daten, ist das für die Konsumenten äußerst frustierend. Über kurz oder lang werden sie eigene Wege finden, an die gesuchten Informationen zu gelangen. Tragen Sie daher dafür Sorge, dass das Wissen immer auf dem neuesten Stand ist. Nur so sind die Teammitglieder motiviert, die Wissensplattform regelmäßig zu nutzen.

Tipp 5: Sorgen Sie für zielgruppengerechtes Wissen.

Bereitgestellte Informationen müssen für die Konsumenten nutzbringend sein. Sorgen Sie daher für maßgeschneiderte, zielgruppengerechte Wissensweitergabe. Wissenschaftliche Abhandlungen mögen für die Kollegen und Kolleginnen in der Forschungsabteilung gut geeignet sein. Im Produktionsbereich sind vielleicht praxisbezogene Anleitungen im Videoformat zielführender.

Tipp 6: Lassen Sie ein ganzes Wissens-Ökosystem entstehen.

Bieten Sie Ihren Teammitgliedern eine Vielzahl unterschiedlicher digitaler Formate und Kanäle, sich (und andere) zu informieren. Nutzen Sie hierfür den E-Newsletter ebenso wie umfassende Wissensbibliotheken. Sinnvoll hierbei: Neben der textbasierten Dokumentation sollten auch moderne Formate zum Einsatz kommen, die der Belegschaft die Wissensaneignung erleichtern. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und nutzen Sie Fotos und Grafiken,Diagramme, Videoclips, interaktive Trainings, Audiodateien oder sogar Virtual-Reality-Anwendungen. Selbstverständlich gilt es, die Inhalte auch über mobile Geräte zugänglich zu machen.

Tipp 7: Fördern Sie die Wissensweitergabe.

Wissensmanagement kann nur funktionieren, wenn die Mitarbeitenden ihr Know-how nicht als persönliche Ressource verstehen, die es mit aller Macht zu schützen gilt. Schaffen Sie daher eine Kultur der Wissensweitergabe. Alte Muster lassen sich am besten aufbrechen, wenn die Führungsriege eine Vorbildfunktion einnimmt und selbst – kontinuierlich – Wissen teilt. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Belegschaft im normalen Arbeitsalltag ausreichend Zeit für das Know-how-Management hat. Tragen Sie auch auf Tool-Ebene dazu bei, dass Informationen kontinuierlich, zeitnah und effizient fließen, etwa mit automatisierten E-Mails oder Push-Nachrichten. Wichtig hierbei: Das System sollte so aufgesetzt sein, dass die Konsument:innen nur für sie jeweils relevante Informationen zugespielt bekommen. Das spart Zeit und Nerven.

Fazit: Erfolgsfaktor Wissensmanagement

Dass Know-how gerade in der heutigen Informationsgesellschaft eines der wertvollsten Güter eines Betriebs ist, ist kein Geheimnis. Wie eine Analyse mehrerer Studien beweist, ist der Austausch von Informationen sogar entscheidend für die Teamleistung. Doch allein das Vorhandensein von Wissen genügt bei Weitem nicht. Gerade in der modernen Arbeitswelt gilt es, bereitgestellte Informationen intelligent zu verwalten und so allen – ob im Büro oder Homeoffice – den Zugriff darauf zu ermöglichen. Eine moderne Wissensmanagement-Plattform kann hierbei unterstützen. Zwar scheuen sich viele Unternehmen vor dem finanziellen und personellen Aufwand, doch lohnt sich eine solche Investition durchaus. Denn auch wenn es bequem ist, vorhandene Strukturen und Abläufe beizubehalten: Meist sind diese historisch gewachsen und können heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Setzt das Unternehmen hingegen auf ein gut konzipiertes modernes System, das abteilungsspezifische Wissenssilos aufbricht, Know-how sinnvoll verwaltet und den Anwendern maßgeschneidert zur Verfügung stellt, profitiert es schon bald von erleichterten Arbeitsschritten – und somit einer verbesserten Gesamtleistung.

Saskia Picht, Senior Modern Work Information Architect bei Fellowmind