Was Sie von realen Worst Practices im Bereich IT-Infrastrukturmanagement lernen können

Ein Server-Rack läuft jahrelang unter Volllast, hat aber keine Netzwerkverbindung, die IT-Dokumentation besteht aus Tuscheplan, Reißzwecken und Faden oder redundante Netzwerkressourcen existieren nur auf dem Papier: Was wie ein typischer Albtraum für IT-Verantwortlichen klingt, sind echte Fälle aus der Realität, denen Infrastrukturexperten in der Praxis oft begegnen. Was können Sie aus solchen „Worst Practices“ lernen und welche Fallstricke lassen sich durch eine professionelle IT-Dokumentation sicher vermeiden?

Das erfahren Sie anhand einiger teilweise amüsanter, jedoch stets realer Beispiele aus dem Unternehmensalltag der FNT GmbH, einem Anbieter professioneller Dokumentationslösungen für komplexe und hybride Infrastrukturen.

Beispiel 1: „Mit Geldscheinen heizen“ − Server unter Last, aber ohne Verbindung

Racks mit vielen blinkenden Servern und Switches stehen für Aktivität und hohe Rechenleistung: Diesen Schluss zogen die Verantwortlichen bei einem großen Automobilhersteller. Doch bei der vollständigen Erfassung des Rechenzentrums stellte sich das schnell als Irrtum heraus: Aus einem gut bestückten Serverrack führten zwar Netzwerkleitungen heraus. Diese waren aber nirgendwo angeschlossen. Die Server liefen dennoch weiter – und verbrauchten dementsprechend viel Strom – ca. 5.000 Euro Stromkosten jährlich. Zudem belegte das Rack Platz und belastete die Klimaanlage, die wiederum Energie verbrauchte. In der Belegschaft gab es noch dunkle Erinnerungen, dass das Rack vor fünf Jahren aufgestellt wurde. Eine Dokumentation, die darüber Aufschluss gegeben und vor allem den Fehler viel früher aufgedeckt hätte, gab es nicht.

Beispiel 2: „Doku mit Nadel und Faden“ – Strickmuster als Verbindungsdokumentation

Viele Unternehmen glauben, dass sie ihre Technik gut oder sogar perfekt dokumentieren. In der Realität ist aber fast jede Dokumentation unvollständig oder veraltet. Besonders interessant gestalten sich Versuche, die Verbindungen zwischen IT-Komponenten ohne IT-Unterstützung abzubilden. So gab es tatsächlich Fälle, bei denen „Patch-Dokumentationen“ auf einer Pinnwand oder der Innenseite einer Rack-Tür gefunden wurden. Die Verbindungen waren von Hand gezeichnet oder wurden über Wollfäden und Gummibänder symbolisiert. Besonderes Highlight: ein 7×8 Meter großer Tuscheplan über Telefon- und Netzverbindungen in einem großen Industriebetrieb. Er musste zur Ansicht auf dem Boden ausgebreitet werden. Logisch, dass Mitarbeitende diese wertvolle, weil einzig vorhandene Informationsquelle nur mit Filzschuhen betreten durften. Und Pech, wenn dann die Kaffeetasse umkippt. Allein diesen Plan zu digitalisieren, hat zwei Mitarbeitende einen Monat lang beschäftigt.

Beispiel 3: „Redundanz nur auf dem Papier“ − wenn die Realität gnadenlos zuschlägt

Wenn ein wichtiger Server ausfällt, ein zentraler Switch den Dienst einstellt oder ein Bagger die Glasfaserleitung zerreißt, erleichtern Redundanzen den reibungslosen Weiterbetrieb. Eine zweite Leitung oder Komponente übernimmt die Aufgabe der ausgefallenen Einheit. Gerade in Rechenzentren ist das wichtig, da davon unter Umständen auch die Erbringung von unternehmenskritischen Services abhängt. Doch bei der Erfassung bestehender Strukturen finden sich immer wieder nur vermeintlich redundante Netze und Server, die zwar abgesichert geplant sind, aber deren Netzverbindungen falsch oder ohne Absicherung umgesetzt wurden. Und solange nichts passiert, fällt es keinem auf. Wenn dann doch der „Worst Case“ eintritt, ist der Schaden unausweichlich.

Learnings: Auf diese Dinge sollten Sie für den sicheren Betrieb Ihrer IT achten

• Verschaffen Sie sich einen Überblick: Ohne eine akkurate, vollständige und aktuelle IT-Dokumentation sind Probleme vorprogrammiert. Es ist daher sinnvoll, die Technik einmal komplett zu erfassen und dabei auf professionelle Partner zu setzen: Sie wissen, wo man schauen muss. Und sie vermeiden nicht „intuitiv“ bestimmte Gebäude, Räume und IT, denn sie wissen, wo häufig „IT-Leichen“ (wie Racks ohne Verbindung) versteckt sind.

• Übertragen Sie analoge Dokumentationen ins Digitale und schaffen Sie einen digitalen Zwilling Ihrer Infrastruktur: Es ist wie beim Aufräumen, das man gerne vor sich herschiebt. Ist es erstmal getan, ist jeder glücklich. Die Digitalisierung bestehender, analoger Dokumentationen schafft die Grundlage für viele weitere Funktionen wie automatisierte Datenaktualisierung, schnellere Planung von Änderungen oder das Umstellen vom SOLL- zum IST-Zustand mit nur einem Klick. Auch lässt sich mit einer digitalen Dokumentation remote, vernetzt und standortübergreifend arbeiten.

• Schaffen Sie eine lebendige, stets aktuelle Dokumentation: Ein einmaliger Überblick über den Status Quo ist hilfreich, aber nicht von Dauer. Pro Jahr ändern sich Daten von schätzungsweise 30 bis 50 Prozent ihrer Infrastrukturkomponenten. Erst die feste Einbindung der Dokumentationsprozesse in die Workflows Ihrer Mitarbeiter – wie sie eine moderne Dokumentationslösung bieten sollte – sowie automatisierte Schnittstellen zu wichtigen Systemen sorgen dafür, dass Ihre Dokumentation dauerhaft up-to-date ist (und niemand aus Versehen eine redundante Komponente ausstöpselt).

• Setzen Sie auf einen Single Point of Truth: Ein effizientes Management komplexer IT- und Netzinfrastrukturen ist nur möglich, wenn alle relevanten Informationen in einem System zusammengeführt und ständig abgeglichen werden. Eine professionelle Dokumentation schafft Transparenz über die verschiedenen Bereiche Ihrer IT-, Netzwerk- und Rechenzentrumsinfrastruktur hinweg – inklusive aller physischen Assets wie Switches oder Kabeln, virtuellen Komponenten, Applikationen und Business Services. Diese Daten werden in einem konsistenten Datenmodell zusammengeführt und übersichtlich dargestellt. Das Aufbrechen verschiedener Datensilos erleichtert das Erkennen von Zusammenhängen und hilft Verantwortlichen dabei, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.

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