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Cloud-Services setzen ihren Siegeszug fort. Trotzdem nutzen noch viele Unternehmen herkömmliche lokale Printserver, statt auf Software-as-a-Service für ihr Druckmanagement zu setzen. Apogee, ein Multi-Brand-Anbieter von Managed-Workplace-Services, erläutert, warum eine Cloud-basierte Drucklösung der bessere Weg ist.
Druckserver sind noch immer fester Bestandteil der Hardwareflotte in vielen Unternehmen: Ohne sie wären viele Drucker und Multifunktionsgeräte gar nicht netzwerkfähig. Sie sorgen zudem für reibungslose Druckabläufe und verwalten die Warteschlangen. Trotzdem stehen sie in Zeiten der Digitalisierung wegen hoher Verwaltungskosten immer mehr auf dem Prüfstand. Die Alternative: Cloud-basierte Drucklösungen. Sie managen alle Druckjobs zentral und lagern viele Aufgaben an externe Dienstleister aus. Apogee hat fünf Gründe evaluiert, weshalb Cloud-basierte Drucklösungen klassische lokale Druckserver überflüssig machen.
- Vorteil Nummer 1: Entlastung der IT-Abteilung. Der offensichtlichste Vorteil einer SaaS (Software-as-a-Service)-Lösung für das Druckmanagement ist die Entlastung des internen IT-Personals. Durch den Verzicht auf lokale Printserver fallen weniger Verwaltungs- und Wartungsaufgaben an. Zudem reduziert sie den Aufwand für Helpdesk-Arbeiten: die IT-Abteilung muss beispielsweise nicht mehr sämtliche Treiber auf jedem einzelnen Endgerät installieren. Stattdessen verbinden sich die Mitarbeiter einfach mit der Cloud und können so auf jedem angeschlossenen Gerät drucken.
- Vorteil Nummer 2: Geringere Kosten. Cloud-basierte Drucklösungen senken die Ausgaben: Zum einen durch den geringeren Bedarf an Geräten, zum anderen durch den niedrigeren Personalaufwand für deren Verwaltung und Instandhaltung. Auch softwareseitig punkten SaaS-Lösungen für das Druckmanagement, denn teure Lizenzen für Betriebssysteme und andere Anwendungen für den Betrieb lokaler Printserver fallen restlos weg.
- Vorteil Nummer 3: Nahtlose Skalierbarkeit. Einen Vorteil haben alle Cloud-Services gemein: ihre Skalierbarkeit. Auch Drucklösungen, die in der Cloud laufen, sind in dieser Hinsicht keine Ausnahme. Konkret heißt das, dass Unternehmen problemlos die Nutzer- oder Gerätezahl erhöhen können, ohne dafür neue Serverressourcen bereitstellen zu müssen. Mehr Rechenleistung oder Speicherplatz können sie bei Bedarf auf Knopfdruck hinzubuchen oder abbestellen.
- Vorteil Nummer 4: Einheitliches Drucken an jedem Ort. Immer mehr Menschen arbeiten mobil, im Homeoffice oder genießen die Vorzüge eines hybriden Arbeitsmodells. Cloud-basierte Drucklösungen sorgen dafür, dass sie überall auf die Drucker des Unternehmens zugreifen können – egal an welchem Ort sie ihre Arbeit verrichten. Unternehmen sollten allerdings darauf achten, dass die eingesetzte SaaS-Lösung Zero-Trust-Ansätze unterstützt, um die Sicherheit des Netzwerks und der Daten zu gewährleisten. Auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Kommunikation ist obligatorisch.
- Vorteil Nummer 5: Bring your own Device. Cloud-basierte Drucklösungen sind nicht nur für den Einsatz an jedem Ort geeignet, sie sind zudem auf jedem Gerät verfügbar. Mitarbeiter können von Mac-, Windows- oder Linux-Rechnern sowie von mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets aus auf die Drucker zugreifen. Dazu ist nicht einmal eine direkte Verbindung zum Unternehmensnetzwerk notwendig. Da das gesamte Druckmanagement über die Cloud läuft, können zum Beispiel auch Kunden oder Freelancer auf den Geräten Dokumente ausdrucken – vorausgesetzt sie haben dazu die Berechtigung in Form eines Accounts.
„Lokale Printserver verlieren angesichts Cloud-basierter Drucklösungen ihre Relevanz“, erklärt Karin Daher, General Manager bei Apogee Deutschland. „Waren sie früher noch ab einer gewissen Unternehmensgröße unverzichtbar, macht die Digitalisierung sie heute zunehmend irrelevant. Die Verlagerung des Druckmanagements in die Cloud reduziert die Kosten und rationalisiert die Verwaltung und das Monitoring der Geräteflotte. Zudem entlastet der serverlose Druck die internen IT-Abteilungen.“
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