BPM On-Demand: Hilfe zur Selbsthilfe

Härtere Rahmenbedingungen und ein steigender Kosten-druck zwingen zu Einsparungen in der IT. Warum sollte ein Unternehmen teure Software installieren, wenn nur wenige Anwender sie ab und zu einsetzen? Besonders für Mittel-ständler lohnt es sich, Funktionen nur bei tatsächlichem Bedarf über das Web zu nutzen.

Individuelle Prozesse ohne IT-Fachwissen erstellen  

Schon drei Formulare ausgefüllt, die Unterschrift von zwei Abteilungslei-tern eingeholt und immer noch fehlt ein Dokument für die Budgetfreigabe: Geht das nicht einfacher? Ein weiteres Beispiel: die Reisekostenabrechung. Sie erfordert viele manuelle Schritte, angefangen beim Zusammenstellen aller Belege bis hin zum Nachreichen von fehlenden Angaben. Eine IT-Lösung könnte zwar den Aufwand reduzieren sowie die einfachere Einhaltung von betriebsinternen Richtlinien und steuerlichen Vorschriften gewährleisten, doch lohnt sich die Investition für das Unternehmen? Schließlich funktioniert es auch so…

Zeitraubende Arbeitsschritte durch Mashups beschleunigen  

Allerdings gibt es mittlerweile einen dritten Weg zwischen „weiter wie bisher“ und „neues IT-System“: Unternehmen stellen sich die Anwendung im Web zusammen und nutzen sie online – als sogenanntes Mashup. Dahinter steckt das aus der Musik bekannte Prinzip des Remix: Bestehendes Material, in diesem Fall Daten und Dienste, wird zu etwas Neuem kombiniert.

On-Demand BPM:
Softwarekomposition über das Web

• Fachanwender erstellen Applikationen selbst
• Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung
• rascher Einsatz, schneller ROI
• Anwendung über das Web von überall verfügbar
• keine Infrastruktur zu pflegen, keine Software

Durch die Softwarekomposition lassen sich nicht nur manuelle Abläufe automatisieren, sondern online mit weiteren (Web-)Diensten verknüpfen.

Meldet ein Mitarbeiter etwa seine Dienstreise über die Anwendung an, löst die Genehmigung durch seinen Vorgesetzten direkt weitere Schritte aus. Je nach Art der Reise verbindet das System zur Online-Flugbuchung, -Hotelreservierung oder -Routenplanung. Dabei sind die Reisedaten und individuelle Regeln oder Berechtigungen wie maximaler Kostenrahmen, Hotelkategorien etc. voreingestellt. Darüber hinaus ist die Anwendung noch mit dem Buchhaltungssystem des Unternehmens verbunden und veranlasst die nötigen Zahlungen.

Ein weiteres Einsatzgebiet ist der Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter. Etliche Dokumente sind zu Beginn auszuhändigen, auszufüllen, die Vollständigkeit der Angaben ist zu kontrollieren, Freigaben sind einzuholen und Berechtigungen zu erteilen. Statt nun Checklisten abzuarbeiten, kann die Personalabteilung solche Abläufe durch eine Mashup-Anwendung strukturieren.

Auch ob Lohnsteuerkarte und Versicherungsbescheinigung vorliegen, meldet die Lösung oder warnt gegebenenfalls rechtzeitig. Darüber hinaus stellen automatische Terminzuweisungen sicher, dass der neue Mitarbeiter alle Einführungstrainings durchläuft. Sind die Regeln einmal angelegt, entlastet das System die Personalfachkräfte im Arbeitsalltag dauerhaft.

Das Do-it-yourself-Prinzip:
Fachabteilungen erstellen Anwendungen selbst

Was aber ist zu tun, wenn als zusätzliches Dokument eine neue Datenschutzerklärung zu unterzeichnen ist? Eine zusätzliche Regel muss in der Anwendung hinterlegt werden. Typischerweise ist nur die IT-Abteilung in der Lage, Softwareanpassungen vorzunehmen. Bis das geschieht, vergeht wegen Überlastungen oder aufwändigen Abstimmungen oft viel Zeit.

Anwendungsbereiche für Mashups in Unternehmen

• Reisekostenabrechnung und Dienstreisemanagement
• Freigabe von Rabatten oder Budgets 
• Verwalten von Projekten, Lieferanten, Kunden 
• Help-Desk-Anfragen
• Einstellung neuer Mitarbeiter
• Talent Management

Webbasierte Mashups hingegen lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen und ändern. Dadurch haben berechtigte Anwender in der Fachabteilung die Möglichkeit, neue Anforderungen selbstständig und schnell im Prozessmodell umzusetzen. Sie sind in der Lage, direkt über den Browser per Drag and Drop neue Regeln und Dienste zu ergänzen oder Inhalte durch beliebige Informationsquellen zu aktualisieren.

Das Mieten-statt-Kaufen-Prinzip:
Software nur bei Bedarf nutzen und zahlen

Um die Anwendung auszuführen, genügt ebenfalls der Browser. Sämtliche Funktionen werden über das Web aufgerufen. Die vorherige Installation einer Software entfällt. So spielt es keine Rolle mehr, ob der Anwender vom PC im Büro, vom Laptop beim Kundenbesuch oder vom Smartphone am Flughafen aus einen Lieferantenvertrag ändern oder ein Budget freigeben möchte.

Prozesse und Dienste nach Bedarf zu nutzen, spart einerseits Installierungszeiten und andererseits Kosten. Denn das Unternehmen muss keine Lizenzgebühren zahlen und nicht in die laufende Wartung investieren. Berechnet wird nur, was auch genutzt wird. Dieses Konzept stößt auf eine immer größere Akzeptanz.

Der SaaS-Einsatz (Software as a Service) wird auf Grund des zunehmenden Budgetdrucks in den kommenden zwei Jahren deutlich zunehmen, so eine weltweite Untersuchung von Gartner. Über 90 Prozent der befragten IT-Chefs, die bereits SaaS nutzen oder gerade einführen, wollen an der Verwendung unbedingt festhalten oder diese noch weiter ausbauen.

Best Practices verwenden und mit anderen austauschen

Möchte ein Unternehmen erstmals eine Mashup-Anwendung nutzen, um seine Geschäftsprozesse zu straffen, stellen sich einige Fragen. Welche Richtlinien sind einzuhalten? Wie lässt sich Datenschutz sicherstellen? Wie gelingt die Integration in die bestehende Anwendungslandschaft?

Bild: Geschäftsprozesse lassen sich mit der Cordys Process Factory per Drag and Drop im Browser modellieren und anpassen. (Quelle Cordys)

Viele Probleme vermeiden Nutzer von vornherein, indem sie auf Best Practices zurückgreifen. Plattformen wie die Cordys Process Factory ermöglichen es Organisationen jeder Größe, Mashups für die Anwendung im Unternehmen zu erstellen und zu nutzen sowie dabei auf praxiserprobte Modelle zurückzugreifen. Über eine offene Online Community können Anwender sich austauschen und voneinander lernen.

Eine On-Demand-Plattform mit umfassendem Sicherheitskonzept erlaubt außerdem die unbedenkliche Integration in die erweiterte Wertschöpfungskette wie den Online-Vertriebsweg.

Rollen- und Rechtekonzepte auch bei SaaS möglich

Nicht nur die Interaktion mit externen Geschäftspartnern erfordert Sicherheitsmaßnahmen. Vielfach sind auch für Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens eingeschränkte Zugriffsrechte auf Daten und Prozesse nötig.

Mashup-Anwendungen müssen daher die Möglichkeit bieten, sie individuell an Abteilungen, Geschäftsbereiche oder geographische Einheiten anzupassen. Auch geschäftskritische Prozesse lassen sich somit über die Werkzeuge aus dem Web steuern und verbessern.

Mashups in Unternehmen laut Forrester auf Vormarsch

Sahen Kritiker die Mashups anfangs häufig als „Nice to have“, aber wenig ernstzunehmenden Ersatz für herkömmliche BPM-Software (Business Process Management), hat sich diese Meinung mittlerweile gewandelt.

Das Analystenhaus Forrester schätzt, dass der Markt für Enterprise-Mashups in den nächsten fünf Jahren auf über 700 Millionen Dollar ansteigen wird. Aus der Musik ist das Phänomen bereits bekannt, dass ein Remix häufig sogar noch erfolgreicher als der ursprüngliche Song ist. Auf dem Softwaremarkt deutet sich eine ähnliche Tendenz in der Anwendungskomposition durch den Endnutzer an.

Wilhelm Prasser