Die interne IT im Spagat

Der IT kommt eine immer gewichtigere Rolle im Unternehmen zu. War die interne IT bisher für die IT-Sicherheit sowie für die Gewährleistung des laufenden Geschäftsbetriebes verantwortlich, so sind die Anforderungen und Erwartungen in den vergangenen Jahren deutlich angestiegen.

Führungskräfte sind darauf bedacht, ihre Bereiche zukunftsfähig aufzustellen. Es gilt wettbewerbsfähig zu bleiben oder besser dem Wettbewerb voraus und produktiver zu sein, als auch im Rahmen der wachsenden Anforderungen schneller agieren zu können. Neue Technologien und Tools unterstützen dabei, das Datenmanagement zu optimieren, Aufgaben effektiver zu erledigen oder Prozesse zu digitalisieren und letztendlich zu vereinfachen. Und gerade hier werden übergreifende Anforderungen an die IT gestellt, die über das derzeitige Aufgabengebiet hinaus gehen.

Die interne IT als Business Enabler

Die Rolle der internen IT wird neu definiert werden müssen, da die Erwartungshaltungen ansteigen. Künftig wird es darum gehen, alle Bereiche – über die eigentlichen Services und User-Anfragen hinaus – noch stärker im direkten Tagesgeschäft zu unterstützen. IT-Trends müssen beobachtet und deren Chancen und Nutzen für das eigene Unternehmen bewertet werden. Informationsbeschaffung und Recherche rücken in den Vordergrund. Fachabteilungen setzen auf die Empfehlungen der IT, was Digitalisierungstools, die ROI-Betrachtung sowie die erfolgreiche Implementierung angeht.

Gerade hier ist die Geschäftsleitung gefordert, um die notwendigen Freiräume für die IT zu schaffen und die künftigen Weichen zu stellen. Zeitaufwändige und ressourcenbindende Aufgaben müssen mit dem IT-Verantwortlichen sondiert, Prozesse und wiederkehrende Aufgaben betrachtet werden. Die IT-Strategie muss die künftige Ausrichtung des Unternehmens unterstützen. Ein stetiges Unternehmenswachstum wirkt sich u.a. auf den Zeitbedarf innerhalb der IT aus. Es sollten Lösungen angedacht werden, die zeitliche Belastung der Mitarbeiter zu senken und Freiräume für die neuen Aufgaben zu schaffen.

Device as a Service ist eine Möglichkeit, den Administrationsaufwand deutlich zu reduzieren und eine unternehmensweit homogene Gerätelandschaft mit modernen Technologiestandards aufzubauen. Künftig einzuführende Lösungen lassen sich dadurch schneller und einfacher im Unternehmen ausrollen. Um zusätzlich oder auch kurzfristig freie Ressourcen zu ermöglichen, ist die Auslagerung von administrativen Aufgaben an einen externen Managed Service Provider hilfreich. Dazu zählt beispielsweise der direkte User-Support eines 1st Level, um Endanwenderanfragen in time zu beantworten bis hin zum 3rd Level und einem zuverlässigen Eskalationsmanagement. Des Weiteren können Leistungen greifen, die bspw. das Monitoring im Blick halten aber auch leistungsgebundene Serviceverträge, um die regelmäßige Wartung der IT-Gerätelandschaft und -Infrastruktur sicherzustellen und Ausfallzeiten zu minimieren.

Wenn einzelne Fachbereiche erst selbst tätig werden und den Markt nach Lösungen sondieren, kann dies an der IT vorbeilaufen. Das macht es im Nachgang schwierig, die Compliance-Anforderungen anzupassen oder auch eine ordnungsgemäße Implementierung sicherzustellen. Eine interne IT, die sich ihren Kernaufgaben widmen kann, wird die Unternehmensstrategie mittel- und langfristig am besten aktiv unterstützen. Es empfiehlt sich zu prüfen, ob regelmäßig wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben an externe Partner ausgelagert werden können, damit notwendigen Freiräume geschaffen werden. Qualifizierte Managed Service Provider übernehmen dabei vielfältige Services, um beispielsweise auch im Rahmen von Rollouts bis hin zu Personaldienstleistungen bei Urlaubsvertretungen personelle Abhilfe zu schaffen.

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