Zum ROI von Stammdatenmanagement

Nicht wenige Unternehmen haben mit der Qualität ihrer Stammdaten ihre liebe Not. Da schlechte Datenqualität unter anderem Geschäftsprozesse beeinträchtigt, zu falschen Entscheidungen führen und die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance) erschweren kann,

wird Unternehmen regelmäßig geraten, ein professionelles Stammdatenmanagement aufzusetzen. Das kostet natürlich Geld und wirft daher die Frage nach dem „return on investment” auf.

Kosten schlechter Datenqualität

Erfahrungsgemäß ist kaum ein Unternehmen in der Lage, die Kosten schlechter Datenqualität mit harten Fakten, also mit Zahlen zu belegen. Was sie gleichwohl wissen, ist, dass ihnen bei fehlerhaften Kunden- und Lieferantenstammdaten beispielsweise Kosten für Fehllieferungen und -bestellungen, Porto- und Arbeitskosten für Mailingrückläufer und hoher Arbeitsaufwand für Bereinigung und Fehlerkorrekturen entstehen. Zudem haben sie oftmals keinen Überblick über das Bestellvolumen bei demselben Lieferanten, was zu hohe Preise im Einkauf zur Folge hat. Mangelhafte Materialstammdaten erzeugen Kosten etwa durch zu niedrig ausgewiesene Rechnungsposten aufgrund fehlerhafter Stücklisten und zu hohe Logistikkosten durch falsche Gewichte. Vermehrte Reklamationen wegen fehlerhafter Lieferungen, falsche Materialbestellungen und Produktionsstillstände wegen fehlender Materialien sind weitere Kostentreiber.

Nutzen durch Stammdatenmanagement-Lösung

Grundsätzlich schafft Stammdatenmanagement Mehrwert auf zwei Ebenen: zum einen in den administrativen Bereichen, beispielsweise durch effizientere Stammdatenpflegeprozesse oder auch bei IT-Projekten; zum anderen durch erhöhte Transparenz in den operativen Bereichen und dadurch verbesserte Steuerungsfähigkeit.

Der Nutzen bei Stammdatenpflegeprozessen und IT-Projekten zeigt sich unter anderem durch einen geringeren Aufwand für die Datensuche, einen geringeren internen Abstimmungsaufwand sowie ausbleibende Doppelarbeiten bei Datenänderungen oder Ersteinträgen. Ferner bilden saubere Stammdaten die Grundlage für skalierbare Automatisierungsmöglichkeiten und reduzieren den Aufwand für Migrationen (z.B. S/4Hana-Umstellungen).

Der Nutzen von MDM in den administrativen und operativen Bereichen sowie für Compliance steigert am Ende die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Eine gute Datenqualität sichert zudem nicht zuletzt die Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.

Return on investment – Erfahrungswerte

Will man den Nutzen von Stammdatenmanagement in Zahlen ausdrücken, ist man auf Erfahrungswerte angewiesen. Zu den wesentlichen Einflussfaktoren auf den ROI zählen sowohl bei Kunden- und Lieferantenstammdaten als auch bei Materialstammdaten die Anzahl der Stammdaten-Anlagen und Aktualisierungen, die Dauer der Durchlaufzeiten und des manuellen Koordinationsaufwands sowie die Folgekosten bei fehlerhaften Daten und Dubletten. Bei Materialstammdaten kommt die Anzahl der Fertigungsstätten mit werkspezifischen Materialstammsichten hinzu.

Beteiligte an Stammdatenmanagement-Projekten schätzen, dass durch ein MDM-Tool die Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten um bis zu 50 Prozent reduziert werden können. Ein deutlich geringerer Abstimmungsaufwand trägt dazu bei. Ein schnellerer „Go-to-market” lässt sich zwar schwerlich exakt angeben, folgendes Beispiel lässt aber das Potential erahnen: Wenn ein Unternehmen berichtet, es bräuchte 70 Tage, bis ein neues Material im System vollständig angelegt ist, und man das hochrechnet auf die Anzahl von Teilen, die in einem Produkt verbaut sind, dann gewinnt man eine Vorstellung davon, was mit einem System erreicht werden kann, das die Materialanlage von 70 auf wenige Tage reduziert.

Ein weiterer Erfahrungswert besagt, dass die Fehlerkosten, die durch Prozessintransparenz entstehen, um 80 bis 90 Prozent verringert werden können. Der Grund: Das Stammdatenmanagement sorgt für vollständige Transparenz entlang der gesamten Prozesskette, so dass jederzeit bekannt ist, wo der Stammdatenprozess steht. Laut Schätzungen lassen sich 53 Prozent der Daten schneller und einfacher finden.

Zu der Frage nach dem ROI von Stammdatenmanagement liefert KPMG ergänzend folgende Zahlen zu spezifischen Geschäftskennzahlen:

• 3 bis 8 Prozent reduzierte Prozesszykluszeit: geringerer Aufwand für die Datensuche, reduzierter Aufwand für den Datenabgleich, keine Doppelarbeit bei der Dateneingabe, verringerter Abstimmungsbedarf, Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung.
   
• 2 bis 5 Prozent geringeres Ausgabenvolumen: effiziente Bündelung von Einkaufsvolumina, bessere Verhandlungsposition bei Einkäufen, analysierbare Gläubigerstruktur und Stammbäume; verbessertes Warengruppenmanagement, um zu wissen, was von wem bezogen wird; Informationen, um die Lieferanten zu bewerten; schnelleres Onboarding von Lieferanten, wenn Prozess für Stammdaten vorhanden ist.
   
• 4 bis 7 Prozent niedrigere IT-Projektkosten: weniger Datenmigrationsaufwand, da bei M&A-Aktivitäten oder Systemharmonisierungen weniger Probleme auftreten, weil Daten erst über das Stammdatensystem ins ERP kommen; weniger Datenbereinigungsaufwand; weniger Systemkomplexität, weil ein Stammdatensystem die Stammdaten übergibt, und sinkender Wartungsaufwand.
   
• 1 bis 2 Prozent verbessertes Umsatzwachstum: bessere Verhandlungsposition, transparente, einheitliche Preiskonditionen, auswertbare Kundenstammdaten und Stammbäume, verbesserte Identifikation von Cross-Selling-Potentialen.
   
• 5 bis 10 Prozent weniger Betriebskapital: effiziente Lagerverwaltung und geringere Inventarkosten, wenn beispielsweise bekannt ist, dass zehn Materialien, die nur eine geringfügige Abweichung bei den Stammdaten aufweisen, eigentlich ein Material sind, und folglich der erforderliche Bestand nur für ein Material vorgehalten werden muss (weniger Doppelbevorratung), verbesserte Rechnungsprüfung, effizientes Revenue- und Forderungs-Management.

Neben diesen quantitativen Vorteilen des Stammdatenmanagements benennt KPMG auch einige qualitative Vorteile. Dazu zählen reduzierte Risiken durch geringere Datenschutzverstöße, weniger Risiken bei Zöllen und Steuern (Compliance) und reduzierte Kreditrisiken. Auch bei Analytics bietet Stammdatenmanagement nicht nur Vorteile, sondern ist unerlässlich. Wer beispielsweise Predictive Maintenance anbietet, der muss seine Stammdaten schon so im Griff haben, dass er das Objekt auch findet, das gerade Wartungsbedarf meldet. Weitere Vorteile sieht KPMG bei der Hebung von Automatisierungspotentialen, wenn man weiß, was man aus den Stammdaten ableiten kann, und in einer verbesserten Reputation durch reibungslose Lieferungen, weniger Reklamationen und eine korrekte Kundenansprache.

Fazit

Stammdatenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern hat vielmehr mittelbaren und unmittelbaren Einfluss auf den Wert des Unternehmens und kann zu einem wettbewerbsdifferenzierenden Faktor werden. Dies gilt insbesondere bei neuen oder modifizierten Geschäftsmodellen, wie etwa bei der Anreicherung traditioneller Geschäftsmodelle um servicefokussierte Geschäftsbereiche.

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