Thought Leadership
Mit ihrer neuen Lösung für SAP, einem Business Partner Portal für die Kommunikation mit Lieferanten, folgt die xSuite Group ihrer Strategie der hybriden Cloud.
Wie man SAP mit eigenen Lösungen aus der Cloud verbindet, zeigt der Ahrensburger Softwarehersteller xSuite Group jetzt mit dem „xSuite Business Partner Portal Sphere“ – einer Cloudanwendung für Unternehmen mit SAP ERP oder SAP S/4HANA im Einsatz. Diese können damit ihre Kommunikation sowie den Daten- bzw. Dokumentenaustausch mit Lieferanten im Procure-to-Pay)-Prozess automatisieren und zentralisieren. Durchgängiges Bestellen und Bezahlen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten werden darüber digitalisiert und standardisiert.
Automatische Datenübernahme
Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten tauschen über das Portal alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente aus, eine automatische Übernahme von Daten und Dokumenten aus dem Portal in das SAP-System entlastet Einkauf und Buchhaltung – eine Hybrid-Architektur wie aus dem Lehrbuch, die abermals zeigt: Wesentlich sinnvoller als ein reiner Public-Cloud-Betrieb ist es, wenn man Kernsysteme für individuelle Anforderungen on-premises einsetzt und sie um flexible Dienste aus der Cloud erweitert.
Betrieben wird das „xSuite Business Partner Portal Sphere“ über die SAP Cloud Platform (SCP). Das ist ganz im Sinne des ERP-Herstellers, der es am liebsten sähe, wenn alle seine Kunden ihre Aktivitäten möglichst rasch und umfassend in die Cloud verlagern. Für die Entwicklung von Erweiterungen und Eigenprogrammierungen stellt der Konzern deshalb die SCP bereit. Vorteil für Unternehmen wie xSuite, die auf den Zug aufspringen: Die Kompatibilität ihrer Lösung mit aktuellen und zukünftigen SAP-Releases ist damit sichergestellt. Und für die Anwenderunternehmen entfällt die Aufgabe, mit jedem Release, mit jedem Update nachzuprüfen, ob noch alles stimmig läuft.
Plattform für Dokumentenaustausch und Kommunikation
Einkaufsabteilungen arbeiten, wenn sie das neue Portal nutzen, wie gewohnt in ihrer SAP-Umgebung. Dort erzeugen sie ihre Bestellung und stellen sie anschließend dem Lieferanten automatisch im Portal zur Verfügung. Der hat sie damit sofort vorliegen und kann aus ihr heraus alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und an den Einkauf überge¬ben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Alternativ kann der Lieferant diese Dokumente auch hochladen. In beiden Fällen übernimmt das SAP-System des Bestellers die Dokumente und Daten automatisch aus dem Business Partner Portal. Für die Beteiligten im Einkaufsprozess entfallen damit Ausdrucke und Versendung. Der gesamte P2P-Prozess verläuft schneller und bekannte Fehlerquellen wie Medienbrüche werden umgangen.
Self Service und Dynamic Discounting
Lieferanten bietet das Business Partner Portal hilfreiche Funktionen wie die Self-Service-Option. Damit können Lieferanten ihre Kontaktdaten oder Bankverbindung hinterlegen bzw. aktualisieren. Nach Freigabe werden die Stammdaten im SAP-System entsprechend angepasst. Das Portal ermöglicht es über die Funktion „Dynamic Discounting“ ferner, Liquidität gezielt zu steuern: Lieferanten können individuell und flexibel einen zusätzlichen Rabatt anbieten, wenn eine Rechnung früher bezahlt wird. Die Rabatthöhe sowie das zugehörige Zahlungsziel wählt das Unternehmen beliebig aus, ebenso ist es möglich, mehrere Zahlungsziele mit unterschiedlichen Rabatthöhen anzubieten.
Die xSuite Group folgt damit den Anforderungen ihrer wachsenden internationalen Kundschaft. Insbesondere in den USA, aber auch in vielen anderen Ländern, verfestigt sich in den letzten Jahren der Trend zum Dynamic Discounting.
Der klassische Skonto ist international nur wenig verbreitet. Selbst in anderen – nicht deutschsprachigen – EU-Ländern findet man ihn kaum. Das zeigt sich zum Beispiel daran, dass die CIUS (Core Invoice Usage Specification), die die EU im Kontext der Richtlinie 2014/55/EU zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung definiert hat, im Standard kein Skonto vorsieht. Ein Feld für Skonto gibt es erst in der deutschen Ausgestaltung in der Form der XRechnung.
Dynamic Discounting ist im Prinzip das gleiche wie ein Skonto, jedoch in mehrerlei Hinsicht flexibler oder – wie der Name vermuten lässt – dynamischer: Skonto ist in der Regel im Rahmen der Lieferbedingungen festgelegt. Das heißt, es gelten die gleichen Konditionen für alle Rechnungen eines Lieferanten. Beim Dynamic Discounting wird für jede einzelne Rechnung über den möglichen Rabatt entschieden. Beim Skonto gibt es außerdem zumeist nur eine Stufe. Egal ob der Kunde genau zum vereinbarten Zahlungsziel für das Skonto zahlt oder ob er schon einige Tage vorher zahlt: Er erhält in beiden Fällen denselben, definierten Prozentsatz.
Beim Dynamic Discounting kann es beliebig viele Zwischenstufen mit unterschiedlichen Zahlungszielen und unterschiedlichen Rabatthöhen geben. Ohne ein automatisiertes System — wie es das Business Partner Portal darstellt — ließen sich diese flexiblen Abstufungen kaum managen. Aufwand und Fehleranfälligkeit wären viel zu groß.
