Wolkenfreier Durchblick

Digitale Prozesse soweit das Auge blicken kann. Nur in der Personalabteilung wird noch mit Papierakten gekämpft. Auch hier hält die Digitalisierung in Form der digitalen Personalakte endlich Einzug. Ein Überblick über die Möglichkeiten von heute und die Visionen von morgen.

Globalisierung, der Wandel ausgelöst durch die demografische Entwicklung und veränderte Einstellungen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern setzen das etablierte Personalmanagement zunehmend unter Druck. Der digitale Wandel ist auch im Personalwesen angekommen. Es werden bessere Wege und Methoden gesucht und neue Arbeitskonzepte entwickelt. Heutzutage besteht die größte Herausforderung für ein HR-Team darin, nachhaltige Beziehungen zu jedem einzelnen Mitarbeiter zu pflegen und neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden zu entwickeln. „New Work“, „War for Talents“, „Arbeitsplatz der Zukunft“ und „Employer Branding“ sind nur einige der Schlagworte, die auf eine unbestreitbare Entwicklung hinweisen. Demgegenüber stehen die klassische (papiergebundene) Personalakte und einzelne digitale Dokumente. Langwierigen Prozesse, welche verstreut und nur partiell über einzelne IT-Systeme unterstützt werden (Insellösungen), führen zu einer unnötigen Komplexität und zu vermeidbarem Zeitverlust. Die Lösung wird in digitalen HR-Plattformen gesehen. Sie werden zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen. Statt Papier- und E-Mail-Chaos basieren moderne Ansätze einer integrierten und umfassenden HR-Organisation auf webbasierten und mobilen IT-Lösungen, mit denen ein erheblicher Teil der Routineaufgaben digitalisiert und automatisiert werden kann. Die Digitale Personalakte ist ein Anwendungsbeispiel für die Steigerung der Effizienz durch die Digitale Transformation. Voraussetzungen sind ein durchgängiges Konzept und eine passende, sich vollständig integrierende Software.

Mit der Automatisierung, Optimierung und Standardisierung der vorhandenen HR-Prozesse schafft man langwierige und manuelle Tätigkeiten weitgehend ab. Mit Hilfe passgenauer digitaler Prozesse kann die Personalabteilung deutlich effizienter und schneller arbeiten. Die administrativen Aufgaben werden reduziert und durch wertschöpfende Tätigkeiten ersetzt. So entsteht eine neue, digitale Unternehmenskultur.

Der gewonnene zeitliche Freiraum kann für die Erfüllung neuer und wichtiger Herausforderungen genutzt werden. Wie lassen sich Talente finden und langfristig im Unternehmen binden? Wie kann das Unternehmen Mitarbeiter weiterbilden, um sie fit für die Veränderungen der Arbeitswelt von morgen zu machen? Welche Technologien stehen dem Personalmanagement zur Verfügung, um den digitalen Wandel zu begleiten? Wie kann ein gelungenes „Employee Journey“ mit Blick auf Prozesse und Strukturen für die Mitarbeiter aussehen?
 

HR 4.0

HR-Digitalisierung beschäftigt sich mit der Digitalen Transformation in seiner gesamten thematischen Breite für die Aufgaben des modernen Personalwesens. Es handelt sich um einen vielseitigen und mehrdimensionalen Begriff.

Themenspektrum der Digitalisierung im HR. Quelle: Appel/ Wahler, 2018

Es ist empfehlenswert im Rahmen eines digitalen Personalmanagements einen ganzheitlichen Blick anzuwenden und auf Prozesse, Strukturen, Werkzeuge, Daten, Datenschutz, Führungsphilosophie und digitale Kompetenzen gleichermaßen zu achten. Es stellen sich Fragen der folgenden Art:

• Wo soll die Digitale Transformation zuerst ansetzen?
• In welchen Bereichen ist der Einsatz von IT-Lösungen sinnvoll?

Mögliche Antworten wären: Bewerber- und Talentmanagement, Personalentwicklung und -verwaltung, Weiterbildung, Recruiting, Digitale Personalakte, Performance-, Kompetenz-, Reise- und Dokumentenerfassung, Eintragung der An- und Abwesenheit usw. Voraussetzung ist eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema Datenschutz, denn wer Daten digitalisiert, muss ein besonderes Augenmerk auf den Schutz der Privatsphäre seiner Mitarbeiter legen. Die vorhanden digitalen Kompetenzen des Managements spielen bei der Digitalisierung im Personalwesen eine Schlüsselrolle.

Die Transformation von HR kann man am Beispiel des Recruitings sehr gut beobachten. Zum Recruiting 4.0 sind mehrere Phasen zu durchlaufen. Anfangs (Recruiting 1.0) suchten die Unternehmer über Stellenanzeigen in gedruckten Medien nach Bewerber. In der nächsten Phase (Recruiting 2.0) wurde die Personalsuche ins Internet verlagert. Die Methoden waren aber die gleichen, lediglich die Medien wurden vermehrt digital. Statt eines passiven Abwartens auf eine passende Bewerbung verfolgt man beim „Active Sourcing“ (Recruiting 3.0) eine aktive Strategie. Gemeint ist damit die aktive Ansprache von Mitarbeitenden anderer Unternehmen. Moderne Ansätze (Recruiting 4.0) gehen noch weiter. Die Begriffe „Matching mittels eines Bewerbermanagementsystems“, „Social Recruiting“, „Active Sourcing“ und „One-Click-Bewerbung“ beschreiben den neuen Zeitgeist auf der Suche nach dem besten Personal. Bei diesen Abläufen spielen die Informationstechnik bzw. die digitale Unterstützung eine entscheidende Rolle. Bewerbermanagementsysteme helfen bei der Vorselektion von Bewerbungsunterlagen. Die Grundlage dafür sind spezialisierte Algorithmen, welche die tatsächlichen Fähigkeiten der Bewerber mit den im System hinterlegten Skills abgleichen. Der sehr aufwändige und zeitraubende Prozess der Vorauswahl wird deutlich vereinfacht. Die vorsortierten Bewerbungseingänge werden per Mausklick in die Fachabteilung übermittelt. Das Ergebnis ist eine Prognose über das „Cultural Fit“, d.h. inwieweit Bewerber/in und das Unternehmen in Bezug auf Handlungsweisen und Wertevorstellungen übereinstimmen.

Social Recruiting steht für den personalbezogenen Auftritt des Unternehmens in Social-Media-Kanälen, welcher heute für Unternehmen Pflicht ist. Vor allem Bewerber jüngeren Alters recherchieren vorrangig über Social Media Plattformen. Plattformen wie Xing oder LinkedIn gewinnen an Popularität. Sich mit einem Mausklick zu bewerben wird mit der Implementierung der One-Click-Bewerbung realistisch. So einfach der Bewerbungsprozess dann auch wird, so anspruchsvoll ist die technische Realisierung. Voraussetzung ist, dass Bewerbende die Möglichkeit haben, ihre Profile und Lebensläufe von Xing oder LinkedIn in die Recruitingdatenbank des Unternehmens zu importieren. Bei der Personalsuche wird zunehmend auf Individualität gesetzt. Der potenzielle Mitarbeitende rückt in den Fokus und die Candidate-First Philosophie wird zum Leitbild des Recruiting 4.0. Unternehmen setzen auf Eigenverantwortung statt Kontrolle, beispielsweise bei Urlaubsanträgen, Buchungen von Fortbildungen oder bei der Leistungserfassung.
 

Google for Jobs

Google for Jobs ist Marktführer in der Sichtbarkeit von Stellenanzeigen. Für Unternehmen ist es eine exzellente Möglichkeit einen breiten Kreis an potenziellen Bewerber zu erreichen. Es handelt sich um eine Erweiterung der Universalsuche von Google. Google hat sich zum Ziel gesetzt aus einem Markt der Jobsuche einen Markt der Jobfindung zu machen. Google for Jobs ist ein eigenständiges Produkt, das über die allgemeine Google Suche aktiviert wird. Dieser Suchdienst greift auf alle Stellenanzeigen zu, welche für Google freigegeben wurden. Als freigegeben gelten alle Anzeigen, die ohne den Vermerk Robots.txt im Quelltext veröffentlicht werden. Wie andere Job Crawler durchsucht Google das Internet nach Stellen zu dem gesuchten Begriff. Der Suchende erhält eine Ergebnisliste. Beim Klick auf einen Eintrag in der Liste, wird der Anwender nicht auf eine externe Unternehmensseite weitergeleitet, sondern kann direkt in der Ergebnisliste den Anzeigentext einsehen und sich unter Angabe der E-Mail-Adresse bewerben. Der Jobsuchende kann seine Suche speichern und sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn es entsprechende neue Jobangebote gibt.

Eine entscheidende Rolle bei allen Prozessen spielt die digitale Personalakte, welche die Personalverwaltung erheblich entlastet. So können alle relevanten Daten eines Mitarbeiters an einer Stelle gespeichert werden, zum Beispiel Kontaktdaten, allgemeiner Schriftverkehr, gescannte Dokumente, Gehaltsdaten, Vertragsinformationen, individuelle E-Mails, Aus- und Fortbildungsinformationen usw. Auch abrechnungsrelevante Daten, wie Informationen zu Fehlzeiten, gehören in eine digitale Personalakte. Eine entscheidende Rolle ist eine uneingeschränkte DSGVO-konformität mit eindeutigen Berechtigungskonzepten und einer lückenlosen Zugriffsprotokollierung.

Auf dem Markt sind heutzutage zahlreiche Werkzeuge zur Digitalisierung der Personalprozesse. Das Funktionsspektrum derartiger digitaler Lösungen umfasst zum Beispiel:

• Revisionssicheres Archivieren
• ganzheitliches HR-System mit der Anbindung an verschiedene ERP-Systeme
• KI-Funktionen über Cloud-Dienste
• mobile Apps für HR Self Services
• zentrales Recruiting mit Integration zu verschiedenen Systemen
• Multiposting in Recruiting mit Anbindung an Online-Jobbörsen
• Sicherstellung einer durchgehenden DSGVO-Konformität.

Unterschiedliche Softwarelösungen haben sich auf die Digitalisierung der Personalakte und der damit verbundenen Prozesse spezialisiert. Es gibt eigenständige Softwareapplikationen, Erweiterungen bestehender Anwendungssuiten, zum Beispiel für SAP oder andere ERP-Systeme und Cloud-Lösungen. Einige Beispiele:

• kiwiHR: Spezialisiert auf das Personalwesen kleiner und mittlerer Unternehmen. Folgende Kernfunktionen werden u.a. angeboten: Employee Self-Service, Fehlzeitenverwaltung, Unternehmenskalender, Urlaubsplaner, Dokumentenmanagement, Arbeitszeiterfassung, Überstundenkonto und Mitarbeiter Onboarding. Es handelt sich um eine Cloud-Lösung.
• Personio: Auf die Dokumentenverwaltung und Prozesse des HR spezialisierte Software mit frei definierbaren Zugangsrechten. Wichtige Funktionen sind: Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Onboarding, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitserfassung, vorbereitende bzw. automatisierte Entgeltabrechnung, Dokumentenmanagement, Analytics und Berichte und Employee Self Service.
• HRworks: Softwarelösung, welche primär auf die Hauptfunktionen Personalmanagement, Reisemanagement, Zeitwirtschaft und Corporate Benefits fokussiert ist.

Ein weiteres Beispiel ist die die Softwarelösung der EASY Software AG. Sie bietet eine komplette Lösung für die Digitalisierung des Personalwesens unabhängig von der Branche: Vom Ausschreibungs- und Bewerbermanagement über die Weiterbildung bis zur digitalen Personalakte.

Kernfunktionen der digitalen Personalakte der EASY Software AG

Das integrierte Bewerbermanagement und Assessment-Center eignen sich für die Etablierung effizienter Recruiting-Prozesse. Ziel sind verbesserte Ergebnisse bei der Personalgewinnung. Die digitale Personalakte der EASY Software AG ist vollständig DSGVO-konform und transparent. Eindeutige Berechtigungskonzepte mit einer durchgängigen Zugriffsprotokollierung sorgen für Datensicherheit. Hinterlegte Löschfristen steuern die automatische Löschung von Daten. Ebenso ist stets die Möglichkeit einer manuellen Löschung von Daten gegeben. Mit der Anwendung einer solchen IT-Lösung werden die Mitarbeitenden schneller auskunftsfähig und die Informationsbereitstellung erreicht ein neues Niveau.

Der integrierte Employee Self Service für Mitarbeitende setzt auf Eigenverantwortung und trägt somit zur Zufriedenheit bei. Mitarbeitende können auf ihre Daten zugreifen, sie bearbeiten und Personalprozesse anstoßen. Durch das Modul Qualifikations- und Seminarmanagement steht den Führungskräften bzw. Personalverantwortlichen ein umfassender Überblick über den Qualifikationsstand der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung. Die strategische Personalplanung wird somit durch das Aufzeigen von Entwicklungspotenzialen unterstützt.
 

Fazit

Eine umfassende Softwareunterstützung im Personalwesen trägt dazu bei, dass man durch die erreichte Digitalisierung mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnt. Die gestiegenen Anforderungen an die Unternehmen in allen Bereichen müssen auch zwingend zu mehr Effizienz im Personalwesen führen. Papierakten, unvollständige Dokumente und aufwändige manuelle Suchprozesse behindern die Suche nach dem wichtigsten Motor des Erfolgs eines Unternehmens – seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die digitale Personalakte im HR 4.0 ist daher kein Wunsch oder eine kühne Vision, sondern die Notwendigkeit des Managements der Ressource Personal in der heutigen Zeit.