Business Continuity während der Corona-Krise

Matrix42 hat am 13.03.2020 einen unternehmensweiten „Corona-Stresstest“ durchgeführt, bei dem alle der über 400 Mitarbeiter an den verschiedenen Unternehmensstandorten remote gearbeitet haben. Probleme und Schwachstellen wurden im laufenden Prozess identifiziert und behoben. 

Seit dem 16.03. arbeiten 100% der Mitarbeiter effektiv und sicher aus dem Home Office heraus. Matrix42, Spezialist für Digital Workspace Management, ist zu 100% produktiv und veröffentlicht ihren Sechs-Punkte-Plan als Empfehlung für Unternehmen zum Arbeiten während einer Pandemie.

Stresstest für die Digitalisierung weltweit

„Die Corona-Krise ist der Stresstest für Digitalisierung weltweit“, sagt Oliver Bendig, CEO bei Matrix42. „Bereits jetzt ist klar, dass diese Krise digitales Arbeiten für immer verändert hat. Denn Arbeiten ist schon lange kein Ort mehr, sondern etwas, was ich tue. Das Investment in den digitalen Arbeitsplatz ist wichtiger denn je, gerade um Mitarbeitern flexibles und sicheres Arbeiten von zuhause zu ermöglichen. Damit kann jedes Unternehmen dazu beitragen, der Ausbreitung des Corona-Virus entgegenzuwirken!“

Was auf den ersten Blick so einfach klingt, kann in der Praxis zu Schwierigkeiten führen, denn welches Unternehmen, das kein Start-up ist, ist schon zu 100% auf Remote-Arbeit vorbereitet? Es gilt zu klären: Ist die Infrastruktur dafür ausreichend ausgelegt und ist sie sicher vor Cyber-Angriffen? Verfügen alle Mitarbeiter über mobile Arbeitsgeräte? Und können diese Arbeitsgeräte ortsunabhängig verwaltet werden? Oliver Bendig: „Jetzt zeigt sich, dass während dieser Pandemie der digitale Arbeitsplatz das kritischste IT-Element ist. Denn es gilt für die IT, die richtige Balance zwischen Produktivität und Sicherheit für alle zu gewährleisten.“

Business Continuity Plan

Als Vorbereitung für das reibungslose Remote-Arbeiten hat bei Matrix42 ein Team eine Woche lang einen Business Continuity Plan getestet und umgesetzt. Im ersten Schritt erstellte das Team eine Risikoanalyse, um im Vorfeld die relevantesten potenziellen Problemfelder zu identifizieren und Lösungswege vorzubereiten. Dazu zählte beispielsweise die Frage, ob die Infrastruktur für über 400 Personen ausreichend sein würde oder wie die Erreichbarkeit der IT gewährleistet bleibe.

Die Erkenntnisse aus diesem Test lassen sich kurz zusammenfassen: Matrix42 kann 99,9% der Business Continuity auch bei vollständiger Remote-Arbeit sicherstellen. Falls es bei den Mitarbeitern zu einer schwerwiegenden Störung kommt, kann diese innerhalb von maximal 30 Minuten gelöst werden. Die IT stellt sicher, dass das normale Tagesgeschäft vollständig aufrechterhalten werden kann – egal, ob die Mitarbeiter mit einem Firmengerät oder einem privaten Gerät (BYOD) arbeiten.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor war neben den technischen Themen auch die interne Kommunikation: So wurde der Test bereits zu Beginn allen Mitarbeitern über einen internen Newsletter per E-Mail und das Corporate Social Network mitgeteilt. Darüber hinaus wurde ein Emergency Crisis Team aus HR und IT gebildet mit dem Auftrag, alle Mitarbeiter täglich zu den Themen Sicherheit und Produktivität zu informieren.

Arbeiten während einer Pandemie – ein Sechs-Punkte-Plan:

1. Transparenz in der Infrastruktur schaffen
   Hier gilt es zunächst Fragen zu klären wie: Habe ich als Unternehmen ausreichend Zugänge, sodass alle Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten können? Und wie erfolgt der Zugriff? Entscheidend für die Produktivität des Unternehmens sind die Faktoren Bandbereite, Verfügbarkeit der Telefone on-premise, ausreichend Serverkapazität und ausreichend Hardware.
    
2. Organisatorische Vorbereitung
   Um bestmöglich für den Ernstfall vorbereitet zu sein, empfiehlt sich die Bereitstellung von Collaboration Tools wie Yammer oder Teams. So können sich die Kollegen bei Problemen über den Kanal auch gegenseitig helfen und überlasten nicht den Support. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Migration der Telefonanlage – im besten Fall – in die Cloud. Auf diese Weise können die Telefone auf die Homeoffice-Plätze umgeleitet werden. Auch die Gründung einer speziellen Task Force ist hilfreich.
    
3. Check von geschäftskritischen Applikationen
   Erforderlich ist eine Analyse, welche Business Applications bereitgestellt werden müssen, damit alle Mitarbeiter weiter produktiv arbeiten können. Kann zum Beispiel auch die Buchhalterin von zuhause aus auf SAP zugreifen?
    
4. Sicherheit
   Sobald Mitarbeiter mobil arbeiten, vervielfachen sich auch die Angriffsvektoren. Nicht nur, weil wahrscheinlich einige Mitarbeiter auf ihren Privatgeräten arbeiten (müssen). Idealerweise richtet man virtuelle Desktops ein, so können alle Endgeräte relativ einfach und automatisiert gesichert werden.
    
5. Fehlerbehebung
   Wie stelle ich Mitarbeitern, die zu Hause arbeiten, einen effizienten Service Desk zur Verfügung? Hier können Enterprise Service Management Solutions sehr effizient helfen. Ebenfalls geklärt werden muss die Frage, wie das Unternehmen mit Fällen umgeht, bei denen Mitarbeiter über Privatgeräte arbeiten und es aus diesem Grund zu einem Incident kommt. Hier empfiehlt sich eine pragmatische Herangehensweise, bei der immer die Produktivität der Mitarbeiter im Vordergrund steht.
    
6. Monitoring
   Zuletzt ist eine kontinuierliche Verfolgung und Meldung von Arbeitsbereichsproblemen und der Produktivität der Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, zu empfehlen. Daraus sind dann gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

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