Outsourcing – Schreckgespenst oder große Chance?

Im deutschsprachigen Raum erfreut sich die Auslagerung der IT-Abteilung immer größerer Beliebtheit. Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte ist der Begriff „Outsourcing“ jedoch auch in Zeiten digitaler Transformation immer noch ein Schreckgespenst.

Denn das Auslagern von Aufgaben einer internen IT-Abteilung ruft zum einen Risiken für die Organisation hervor und sorgt zum anderen für Ängste bei den Mitarbeitern. Deshalb benötigt Outsourcing einen strukturierten Ablauf und vor allem Transparenz. Dabei erlaubt eine Auslagerung bestimmter Aktivitäten und IT Services, die das Unternehmen nicht spezifisch und strategisch unterstützen, eine Fokussierung auf das Kerngeschäft um neue Services und Produkte zeitnah umzusetzen und im Markt zu platzieren. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung stellt Geschwindigkeit eines der entscheidenden Wettbewerbsvorteile dar. Auf aufwändige Infrastruktur und Technologie zu verzichten sowie auf geschulte Fachkräfte des externen Dienstleisters zu vertrauen ist demnach eine ernst zu nehmende Möglichkeit, die Innovations- und Gestaltungskraft der eigenen Mitarbeiter zu fördern.

„Um Unsicherheiten und Ängsten entgegen zu wirken, benötigen Mitarbeiter und Führungskräfte eine klares Zielbild, das ihnen erlaubt, eine Vorstellung zu gewinnen, was die Änderung für sie persönlich bedeutet, und eine transparente Struktur für das Outsourcing wie zum Beispiel durch die Methode AQRO. Damit erhalten Unternehmen eine Übersicht über die involvierten Mitarbeiter und ihre aktuellen sowie zukünftigen Rollen“, erklärt Dr. Consuela Utsch, Geschäftsführerin der Acuroc Solutions GmbH sowie der AQRO GmbH und Expertin für Human Resource Management und Mind Change. Aufgrund des Kostendrucks, den die Veränderungen in der VUCA-Welt mit sich bringen, gewinnt das Thema Outsourcing besonders für Unternehmen in der Energiebranche an strategischer Bedeutung. Denn die Ausrichtung dieses Sektors auf Digitalisierung und Automatisierung spielt eine immer größere Rolle für die Positionierung am Markt.

Mehrheit vertraut auf externe Dienstleister

Der Anteil an Unternehmen, die ihre IT-Abteilung auslagern, wächst zunehmend. Bis 2023 sollen es rund 20 Prozent sein. „KMUs verfügen immer seltener über einen eigenen Leiter für die IT oder eine zugehörige Abteilung. Stattdessen kommen an diesem Punkt externe Dienstleister ins Spiel, die sich um diese Tätigkeiten kümmern und dadurch den Aufwand beim Personal deutlich reduzieren“, so Utsch. Outsourcing liegt also im Trend – Tendenz steigend. Im Zeitalter der Globalisierung wachsen Märkte zunehmend zusammen und Unternehmen nutzen Ressourcen effektiver. Dies ermöglicht es Organisationen, sich beispielsweise Standortvorteile einer anderen Volkswirtschaft zunutze zu machen.

Entscheidungsfindung notwendig

Outsourcing bedeutet Veränderung: Doch bei fast allen Change-Projekten gibt es anfängliche Schwierigkeiten, die Führungskräfte bewältigen müssen, denn Veränderungsmanagement ist immer aufwändig, aber absolut notwendig, um den erwarteten Benefit zu realisieren. Beschließt beispielsweise ein Unternehmen im Energiesektor, seine IT-Abteilung outzusourcen, bedeutet dies, dass häufig einer ausgewählten Zahl von Brainworkern ein Betriebsübergang zum Outsourcer bevorsteht. „Um eine belastbare Entscheidung zu treffen, welche Mitarbeiter im Unternehmen bleiben und welche zum Outsourcingpartner übergehen, erfordert es eine entsprechende Transparenz, die deutlich macht, wer aktuell welche Kompetenzen, Skills und Potentiale besitzt und wer in welche neue oder geänderte Rolle weiter entwickelt werden kann“, erläutert die Expertin für Human Resource Management. Mit der Methode AQRO kann genau diese Transparenz innerhalb eines Workshoptags pro Team geschaffen werden. Dabei ist es noch nicht einmal erforderlich, dass das gesamte Team am Workshop teilnimmt, sondern drei bis fünf Teammitglieder sind ausreichend, um ein belastbares, verbindliches Ergebnis zu liefern, das als Entscheidungsbasis optimale Ergebnisse ermöglicht.

Festgelegte Rollen als Grundlage

Der erste Schritt in Richtung mehr Transparenz ist die Rollendefinition. „Innerhalb eines Workshops legen drei bis vier Mitarbeiter des Teams zusammen mit der Führungskraft mit rollenbasierten Methoden, wie AQRO, die aktuellen sowie zukünftigen Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten und Aktivitäten im Team fest“, führt Utsch an. Im Anschluss dokumentieren die Verantwortlichen sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Rollen, die die entsprechenden Mitarbeiter nach dem Outsourcing übernehmen. Diese Analyse ermöglicht es, jedem Brainworker klar zu umreißen, welche Aktivitäten sowie Kompetenzen er aktuell innehat und welche er zusätzlich benötigt. Dadurch besteht für das Management die Möglichkeit abzuleiten, mit welchen Maßnahmen es die Weiterentwicklung des Mitarbeiters effektiv unterstützen kann. Gleichzeitig gewinnt jeder Kollege ein klar definierbares Zielbild und damit die Sicherheit, die er benötigt, um fokussiert als auch effizient zu arbeiten. Durch rollenbasierte Methoden erhalten Mitarbeiter zudem einen festen Rahmen für ihre Aufgaben. Dies garantiert eine übergreifende Planung sowie Sicherheit der Zusammenarbeit in Communitys. „Als Enabler für dynamische Organisationen ermöglicht AQRO zudem die Schaffung von Freiraum für Kreativität“, erklärt Utsch.

Qualitätssteigerung durch zielgerichtete Maßnahmen

Mit klaren Leitplanken bleiben Unsicherheiten bei den Mitarbeitern aus – zudem gewährleistet die Zuordnung von Rollen eine fokussierte und effiziente Arbeitsweise. Darüber hinaus besitzen die Mitarbeiter eine klare Vorstellung, was sich für sie durch das Outsourcing ändert und in welcher Weise der zusätzliche beziehungsweise geänderte Kompetenzaufbau stattfindet. Dies vermittelt wiederum Sicherheit und stärkt gleichzeitig die Motivation der Brainworker. „Für das Management schafft es hingegen die notwendige Transparenz, um weitere Schritte zielgerichtet umzusetzen und die nötigen Maßnahmen, sowohl für die Kollegen, die zum Outsourcingpartner wechseln, als auch für diejenigen, die in geänderten Rollen weiter beim Unternehmen bleiben, frühzeitig zu kommunizieren und umzusetzen“, führt Utsch abschließend an.