Messaging

Instant Messaging ist eine schnelle und unkomplizierte Kommunikationsform, die oft am Handy ausgeübt wird. Chat-Apps haben sich – gerade auch in Unternehmen – als wichtiger Kommunikationskanal etabliert. Sie bergen jedoch auch datenschutzrechtliche Risiken.

Chat-Apps zählen zu den meistverwendeten Applikationen auf dem Smartphone. Jeden Tag werden unzählige Text- und Sprachnachrichten ausgetauscht. Auch im geschäftlichen Umfeld hat Instant Messaging einen festen Platz eingenommen und andere Kommunikationsformen zurückgedrängt. Die geschäftliche Kommunikation findet heute nicht mehr nur über Telefon und E-Mail, sondern immer häufiger über Instant Messaging statt.

Messaging wird immer wichtiger und eröffnet neue Perspektiven

Die Vorteile von Instant Messaging liegen buchstäblich auf der Hand. Es ist immer und überall verfügbar und vereinfacht und beschleunigt dadurch die Kommunikation im Team und zwischen einzelnen Personen. Man erreicht auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die unterwegs sind oder keinen fixen Arbeitsplatz haben, und auch die, die über keine geschäftliche E-Mail-Adresse verfügen. Eine firmeninterne Chat-App ist zudem der ideale Kanal für Top-Down-Kommunikation; alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bequem via Chat-App erreichbar.

Risiken

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sich die Mitarbeitenden geschäftlich so unkompliziert austauschen möchten, wie sie es von Messaging-Apps im privaten Umfeld gewohnt sind. Herkömmliche Chat-Dienste genügen aber den Ansprüchen von Unternehmen an Datenschutz, Sicherheit und Administrationsfähigkeit nicht. Bei Nichteinhaltung gesetzlicher Datenschutzvorgaben drohen erhebliche rechtliche Konsequenzen.

Wird firmenseitig keine Alternative angeboten, greifen Mitarbeiter auf Chat-Apps aus dem privaten Umfeld zurück, und es entsteht eine gefährliche Schatten-IT.

Die Vorteile einer Business-Lösung

Niemand würde auf die Idee kommen, die private E-Mail-Adresse für Geschäftliches – und schon gar nicht für sensible oder sogar vertrauliche Kommunikation – zu verwenden. Durch eine separate, sichere Chat-Lösung lässt sich die geschäftliche Kommunikation strikt von der privaten trennen, wobei auch die Privatsphäre der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Unternehmensdaten angemessen geschützt sind.

Spezialisierte Chat-Lösungen bieten üblicherweise auch ein funktionsreiches Management-Cockpit für die effiziente Administration und Nutzerverwaltung sowie Schnittstellen für die Anbindung an das zentrale Benutzerverzeichnis (AD, LDAP etc.) und für den Versand von Nachrichten aus einer eigenen Software, z.B. für 2FA, Alarmierung oder Prozessautomatisierung.