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Die Digitale Transformation gewinnt zunehmend an Bedeutung. Fast alle Unternehmen definieren jedoch naturgemäß entsprechend ihrem eigenen Business Case den Begriff der digitalen Transformation anders, einig ist man sich allerdings, dass E-Signature-Technologie der Schlüssel zur Implementierung einer stringenten Digitalisierung ist.
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens oder der Branche, die es bedient, spielen E-Signaturen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, auf Papier basierte Prozesse zu transformieren und so Wettbewerbsvorteile, beispielsweise einen höheren ROI, verbesserte Kundenzufriedenheit, Senkung der Fehlerquote oder Produktivitätssteigerungen der Mitarbeiter, zu erzielen. Allerdings gibt es bei der Auswahl einer E-Signaturlösung einige Anforderungen, die beachtet werden sollten, bevor Signaturprozesse durch die Integration von E-Signaturen in Webportalen, Geschäftsanwendungen, Kernsystemen und mobilen Anwendungen eines Unternehmens automatisiert werden können.
1. Automatisierte Verarbeitung großvolumiger Mengen an E-Signaturen
Ganz gleich, ob eine Bank ihre Applikation zur Kontoeröffnung im mobilen Kanal ausrollen möchte, oder eine Versicherungsgesellschaft Schadensformulare mit vorab ausgefüllten Informationen an Ihre Kunden senden muss: Benötigt wird eine zuverlässige E-Signature-Lösung, die auch ein hohes Volumen an Formularen, die automatisch durch das System generiert werden, verarbeiten kann. Durch die Integration von E-Signaturen in die Kernsysteme entfällt das manuelle Erstellen von E-Signatur-Dokumenten durch die Mitarbeiter.
2. Einfache Integration
Eine ideale E-Signatur-Lösung lässt sich einfach und problemlos in die vor- und nachgelagerten Systeme eines Unternehmens integrieren. So wird sichergestellt, dass der Workflow durchgängig von Anfang bis Ende funktional ist. Eine offene API, vollständig unterstützte SDKs und Dokumentation helfen dabei, E-Signaturen möglichst schnell im Tagesgeschäft einzusetzen.
3. Skalierbarkeit und flexible Implementierungsmöglichkeit
Eine gute E-Signatur-Lösung ist flexibel einsetzbar und wächst mit den gestellten Anforderungen. Sie bietet genug Freiheitsgrade, um E-Signaturen auch für andere Geschäftsbereiche und Abteilungen zu implementieren anstatt den Einsatz dieser Technologie zu limitieren.
4. Komfortables User-Experience für den Kunden
Die Einführung von E-Signaturen ist vor allem auf Kundenseite von entscheidender Bedeutung. Daher sollte eine E-Signatur-Lösung die Möglichkeit bieten, alle Workflows vollständig anzupassen. Und für ein komfortables Benutzererlebnis ist eine intuitive Benutzeroberfläche unabdingbar.
5. Compliance-konform und sicher
Dokumente und elektronische Signaturen müssen durch die digitale Signaturtechnologie geschützt werden, die einen digitalen Fingerabdruck des Dokuments erzeugt, der auch für zukünftige Integritätsprüfungen der elektronischen Akte verwendet werden kann. Um einen zuverlässigen Schutz der Dokumente zu gewährleisten, sollte die E-Signature-Lösung zuverlässig vor Manipulationsversuchen abgesichert sein, schon bei der kleinsten manipulativen Änderung muss die e-Signatur entsprechend als Ungültig gekennzeichnet werden
Unternehmen, die sich für den Einsatz von E-Signaturen entscheiden, sollten vom Hersteller bei der gesamten Implementierung Schritt für Schritt begleitet und professionell unterstützt werden. Es sollte nicht nur Wissen über die Integration in Kernprozesse vermittelt werden, sondern auch über die effiziente Unterstützung regulierter Branchen und sicherheitsorientierten Organisationen bei der Automatisierung hochvolumiger elektronischer Signaturen für ihre Geschäftsprozesse.
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