Workflows für alle S/4HANA-Ausprägungen

Beim kommenden, unausweichlichen Umstieg auf SAP S/4HANA stehen für SAP Anwenderunternehmen einige Grundsatzentscheidungen an.

Greenfield- oder Brownfield-Migration? On-Premises, in der Cloud oder ein hybrider Ansatz als Betriebsmodell? Und wenn Cloud, welche Ausprägung: Public oder Private?

Nicht zuletzt ist SAP zwar das Kernstück der Unternehmens-IT, aber beileibe nicht die einzige Software. Zusatzlösungen für SAP, die zum Beispiel Einkauf und Buchhaltung unterstützen, gibt es viele. Was bedeutet dies nun für anstehende Migrationen? Unternehmen haben genug mit den Grundsatzfragen des Umstiegs zu tun, sie sollten sich nicht auch noch damit auseinandersetzen müssen, ob ihre bestehende Unternehmenssoftware den Wechsel auch mitmacht.

Maximale Flexibilität

Am besten also, wenn Lösungen für Beschaffung und Rechnungsverarbeitung so konzipiert sind, dass sie alle SAP-Deployment-Modelle unterstützen und dokumentenbasierte Prozesse in der alten ECC-Welt ebenso wie in der neuen S/4HANA-Welt automatisiert und digitalisiert abbilden – wie bei den Softwarelösungen des Herstellers xSuite Group.

Die größten Herausforderungen bei Softwareprojekten im Bereich automatisierter Rechnungs- und P2P-Abläufe liegen daher auch in der Integration der Prozesse, der Skalierbarkeit der eingesetzten Lösungen sowie in einer reibungslosen Unterstützung der S/4HANA-Migration. Nur so bleibt maximale Flexibilität bei einer Migration gewährleistet oder bei der Wahl des passenden SAP-Bereitstellungsmodells.

Cloud-Modelle

Folgende zwei Betriebsmodelle der neuen SAP-Generation sollte man kennen: Die S/4HANA Cloud Private Edition ist eine Variante der SAP S/4HANA Cloud, welche die Vorteile der Cloud mit einem hohen Maß an Kontrolle und Individualisierung (wie es On-Premises-Systeme bieten) verbindet. Der Zugriff ist sowohl über das klassische SAP GUI als auch über das SAP Fiori Launchpad möglich. Kunden haben Zugriff auf den Konfigurationsleitfaden, der es ihnen ermöglicht, das System weitgehend nach ihren spezifischen Anforderungen anzupassen.

SAP bietet für die private Edition jährliche Upgrades an. Unternehmen können diese nach eigenem Zeitplan durchführen, solange sie innerhalb der Mainstream-Wartungszeiträume bleiben. Die Edition unterstützt sowohl Greenfield- als auch Brownfield-Ansätze sowie selektive Datenmitnahmen aus bestehenden Systemen. Sie lässt sich außerdem gut in andere SAP-Lösungen und die SAP Business Technology Platform (BTP) integrieren – Ausgangspunkt für eine integrierte ITLandschaft, die sowohl cloud-basierte als auch on-premises Lösungen umfasst.

Die S/4HANA Cloud (Public) demgegenüber wird von SAP als standardisiertes Multi-Tenant-SaaS-Angebot bereitgestellt. Das bedeutet, SAP verwaltet die Infrastruktur, Plattform und Software. Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen und Neukunden. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über das SAP Fiori Launchpad, Kunden haben keinen Zugriff auf den Konfigurationsleitfaden. Statt der ArchiveLink-Schnittstelle, erfolgt die Archivierung über den Content Management Interoperability Service (CMIS). Updates werden vierteljährlich von SAP durchgeführt, Add-ons können über die SAP Business Technology Platform (BTP) angebunden werden.

Unternehmen haben genug mit den Grundsatzfragen des Umstieges zu tun, sie sollten sich nicht auch noch damit auseinander setzen müssen, ob ihre bestehende Unternehmenssoftware den Wechsel auch mitmacht.

Mehrnaz Lotfali-Shirazi, xSuite Group GmbH

SAP BTP und der Clean Core

Die SAP BTP ist eine Integrationsplattform, auf der SAP-Kunden und -Partner Add-ons und Individualisierungen ihres ERP-Systems entwickeln und betreiben können. Für SAP ist sie das kommende Fundament für Geschäftsprozesse und ideal für Unternehmen, die Teile ihrer Prozesse in die Cloud auslagern möchten.

Das heißt, benutzerdefinierte Prozesse werden auf die SAP BTP verlagert und nur die Standardprozesse verbleiben auf dem ERP-Kern. Add-on-Lösungen auf der Business Technology Platform ermöglichen somit auch eine einfache Anbindung an SAP S/4HANA, wobei das SAP-System zu 100 Prozent im Clean Core bleibt. Durch die damit verbundene geringere Komplexität sollen Stabilität, Zuverlässigkeit und Agilität des Kern-ERPs gewährleistet werden. Automatisierte Upgrades und die Vermeidung manueller Prozesse, agile Einsteuerung von Innovationen und Anpassung an geschäftliche Anforderungen sorgen für gesteigerte Effizienz.

Innovationen und zusätzliche Funktionalitäten bereitstellen – genau dies ermöglicht die SAP BTP mit einem modularen, entkoppelten Ansatz: Das Kernsystem konzentriert sich auf wesentliche Funktionen, während nicht zum Kern gehörende Services durch Auslagerung auf die BTP ergänzt werden. Indem Hersteller ihre Spezialanwendungen also über die Plattform bereitstellen (wie xSuite), tragen sie mit bei zu einer möglichst reibungslosen S/4HANA-Migration.

xSuite hat den Weg in die Public Cloud als Modell der Zukunft aus gutem Grund eingeschlagen und die Entwicklung darauf ausgerichtet. Sowohl die Rechnungsverarbeitungslösung als auch das Lieferantenportal (Business Partner Portal) des Herstellers werden bereits über die SAP BTP bereitgestellt.

Cloudbasierte Lieferantenkommunikation

Das Business Partner Portal ist eine Plattform für den Austausch von Daten und Dokumenten im Procure-to-Pay-(P2P)Prozess. Der Einkauf sendet Bestellungen wie gewohnt aus seinem SAP-System, und der Lieferant kann sie sofort im Portal einsehen. Von dort aus können alle Arbeitsschritte und die gesamte Kommunikation vollständig digital innerhalb des Portals stattfinden. Der Lieferant kann Folgedokumente – zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen – auf Basis der Bestellung generieren. Alle Informationen werden bequem an das SAP-System des Bestellers zurückgegeben – ein maximaler Automatisierungsgrad wird erreicht.

Rechnungsbearbeitung auf der SAP BTP

xSuite nutzt die Plattformtechnologie zur Bereitstellung des Kernprodukts xSuite Invoice. Der Workflow übernimmt die vollständige Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung. Die Lösung unterstützt Unternehmen beim E-Invoicing, holt also auch eingehende XML-Rechnungen ab, liest ihre Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. Die Rechnungsverarbeitung unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungs-Portalen und -Netzwerken (zum Beispiel Peppol).

Weil sich die Lösung zugleich für jedes S/4HANA-Betriebsmodell eignet – SAP S/4HANA Cloud , Cloud Private Edition und für On-Premises-Installationen – haben Anwenderunternehmen den Rücken frei für ihre kommende Migration. Die ist schließlich Herausforderung genug.