Tipps zur Lizenzoptimierung in der Cloud

SAP bezeichnet sich als „The Cloud Company“ und hat innerhalb weniger Jahre sein Angebot an Cloud-basierten Lösungen stark erweitert.

Mit der Einführung der SAP S/4HANA Cloud Public Edition und insbesondere RISE with SAP untermauerten die Walldorfer ihren Cloud-first Ansatz.

Wenn Sie als ECC-Bestandskunde eine Migration zu SAP Cloud unter Nutzung des RISE-Programms in Erwägung ziehen, sollten Sie zuvor einige Faktoren sorgfältig prüfen, um den bestmöglichen Nutzen ziehen zu können. Denn zweifelsohne hat RISE with SAP erhebliche Auswirkungen, die nicht übersehen werden dürfen.

➤ Beendigung der ECC-Wartung bis 2027-2030

➤ Gestoppte ECC-Innovationen

➤ Jährliche Erhöhung der Wartungsgebühr um 5 Prozent.

Was ist eigentlich RISE with SAP?

RISE mit SAP zielt darauf ab, die Cloud-Migration für Kunden zu vereinfachen und sie auf dem Weg zu einem „intelligenten“ Unternehmen individuell zu unterstützen. Das Angebot umfasst mehr als nur die Umstellung auf SAP S/4HANA, sondern bietet fünf Kernelemente:

#1 SAP S/4HANA Cloud

#2 Business Process Intelligence (BPI)

#3 SAP Business Technology Platform (SAP BTP)

#4 Zugang zum SAP Business Network sowie verschiedene

#5 integrierte Tools und Services.

RISE mit SAP funktioniert auf Abonnementbasis mit einem Service Level Agreement (SLA), welches die Komponenten zu einem einzigen Paket zu einem Festpreis bündelt. SAP übernimmt den Betrieb der Lösung und die Fehlerbehebung.

Für das Hosting der Infrastruktur stehen SAP oder Hyperscaler wie Google Cloud, Amazon Web Services oder Microsoft Azure zur Verfügung. Laut SAP können mit RISE with SAP die Gesamtbetriebskosten im Vergleich zu einer SAP S/4HANA-Implementierung vor Ort um bis zu 20 Prozent gesenkt werden, einschließlich der Migrationskosten.

SAP-Nutzerlizenzen sind ein wesentlicher BEstandteil der mit S/4HANA verbundenen Kosten.

Christian Achenbach, USU Software AG

RISE with SAP, SAP S/4HANA Cloud – was ist der Unterschied?

RISE with SAP ist darauf zugeschnitten, Unternehmen beim Übergang in die Cloud mit einer Fülle von Innovationen und Lösungen zu unterstützen. Die SAP S/4HANA Cloud, die sowohl als Publicals auch als Private-Cloud-Option verfügbar ist, bildet einen der Eckpfeiler.

RISE mit SAP bietet zwar eine umfassende Cloud-Lösung, ist aber keine Voraussetzung für die Nutzung der Cloud-Angebote von SAP. Unternehmen können auf SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, und SAP S/4HANA Cloud, Private Edition, auch ohne „RISE“ zugreifen.

Darüber hinaus gibt es seit Anfang 2023 GROW with SAP, das sich insbesondere an Neukunden im Mittelstand richtet. Über GROW können sich Unternehmen für die SAP S/4HANA Cloud Public Edition entscheiden, bei der die Infrastruktur und die Softwarefunktionen des Cloud-ERPs von SAP-Kunden gemeinsam genutzt und direkt von SAP verwaltet werden.

Das neue FUE-Modell – Chance oder Kostenfalle?

Vielleicht kennen Sie noch die verschiedenen Nutzertypen bei SAP S/4HANA on-prem? SAP unterscheidet hier sechs Anwendungsszenarien: Developer Use, Professional Use, Functional Use und Productivity Use (als die wichtigsten Use Types), sowie Engine Use und Technical Use.

Das neue FUE-Modell bei RISE mit SAP ist anders. Mit RISE with SAP S/4HANA Cloud hat SAP einen Schritt in Richtung Benutzerlizenzierung gemacht, der das Lizenzmanagement erleichtern soll.

Anstatt eine exakte Anzahl bestimmter Nutzerlizenztypen zu erwerben, können SAP-Kunden sogenannte FUEs (Full Use Equivalents) erwerben. FUEs ist eine fiktive Zahl, die der theoretischen Anzahl von Personen entspricht, die dazu berechtigt sind, auf den vollen Funktionsumfang der Lösung zuzugreifen.

Personen mit weniger Berechtigungen werden berücksichtigt, indem der entsprechende FUE mit Hilfe eines Umrechnungsfaktors berechnet wird:

1 fue =

1 SAP S/4HANA für Advanced Use

5 SAP S/4HANA für Core Use

30 SAP S/4HANA für Self-Service Use

Das FUE-Modell bietet die Option, Nutzerlizenzen für verschiedene Nutzungsarten einzusetzen. Bei einem RISE with SAP-Vertrag muss die Beziehung zwischen den verschiedenen Nutzungsarten nicht festgelegt werden. Laut SAP bietet es große Flexibilität, da Einsparungen ohne Rekonfigurationsrechte oder Vertragsneuverhandlung erzielt werden können.

Das FUE-Modell ist in verschiedenen Stufen erhältlich. Beispiel:

1001-2000 Benutzer: 164€/FUE/Monat (Private Edition) oder 135€/FUE/Monat (Public Edition).

Eine solide Analyse der zuvor genannten Nutzerlizenzen ist dringend erforderlich, um keine unnötigen Kosten zu verursachen. Eine Preisgestaltung ohne kontextbezogene Analyse der zugewiesenen Lizenztypen kann die Höhe der erworbenen FUEs drastisch beeinflussen.

In der Tabelle finden Sie ein Beispiel für eine SAP-Umgebung mit 1.000 Nutzern vor und nach der Lizenzoptimierung.

Wie Sie sehen, konnten 227 FUE eingespart werden, während die Anzahl der Nutzer beibehalten wurde. In unserem obigen Beispiel von 1.000 Lizenzen betrugen die erzielten Einsparungen 30.645 Euro pro Monat (Public Edition).

SAP-Nutzerlizenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der mit S/4HANA verbundenen Kosten. Bevor Sie auf S/4HANA migrieren, sollten Sie also unbedingt Ihre aktuellen Lizenzen sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie für die tatsächliche Systemnutzung optimiert sind.

Fazit

Die Verwaltung von SAP-Lizenzen stellt viele Kunden vor große Herausforderungen. Standardverträge von RISE with SAP beinhalten eine Lizenzierung, die auf Berechtigungen (Authorization) anstelle der Nutzung (Usage) basiert.

Dies hat Auswirkungen auf den Preis: die berechtigungsbasierte Lizenzierung ist durchschnittlich 50 – 150 Prozent teurer als die nutzungsbasierte Lizenzierung.

SAP-Kunden haben dennoch Einflussmöglichkeiten auf die Konditionen und den Umfang der gewünschten SAP-Produkte. Entscheidend ist, dass Sie das SAP-Angebot verstehen und aktiv managen. So können Sie die für sich besten Optionen finden.

Mit einer SAP-zertifizierten SAP-Software-Optimierungslösung und Expertise können wir Ihnen dabei helfen, Ihre ECC-Lizenzen zu optimieren, und Ihr ideales S/4HANA-System auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung und Berechtigungen anzupassen. Überlassen Sie das Steuer nicht Ihrem Software-Anbieter, sondern behalten die Kontrolle.