InLoox Update vereinfacht das Dokumentenmanagement in Projekten

Mit dem aktuellen Release seiner Projektmanagement-Plattform sorgt der Softwarehersteller InLoox für Entlastung im Tagesgeschäft sowie eine Erhöhung der Produktivität. Vor allem die neuen Funktionen im Dokumentenmanagement unterstützen die Anwender in ihrer Leistungsfähigkeit.

Aber auch das Rückgängigmachen in Gantt-Diagrammen und die SharePoint-Anbindung über Autodiscover sorgen für Erleichterungen in der Projektarbeit.

Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH: „Wir haben im aktuellen Release einige Erweiterungen vorgenommen. Eine der am weitgreifendsten Neuerungen ist der Menüpunkt „Dokumente“ im InLoox für Outlook Modern Add-in. Jetzt braucht man Outlook nicht mehr zu verlassen, um einen dokumentengetriebenen Workflow umzusetzen, der meistens durch eine E-Mail mit Anhang ausgelöst wird. Mit InLoox 11.12 lässt sich eine Mail einerseits unkompliziert zu einer Aufgabe machen und andererseits der Anhang im Dokumente-Ordner ablegen. Der Vorteil: Abstimmungen werden schneller angestoßen, das tägliche E-Mail-Chaos verliert an Schrecken, und man bekommt den Posteingang leer.“

Da die Dokumente auf diese Art und Weise nicht in einem persönlichen Postfach verbleiben, sondern zu Aufgaben- oder Projektdokumenten werden, können sie ganz problemlos mit anderen geteilt und bearbeitet werden. Mit InLoox 11.12. können Projektverzeichnisse jetzt leichter initiiert werden, die Dokumentenvorschau wurde verbessert und per Drag & Drop lassen sich Dokumente unkompliziert in einen anderen Ordner verschieben. Neu ist auch das freie Textfeld „Status“ und die Möglichkeit, Dokumentenlisten nach Excel zu exportieren. Das alles verleiht der Zusammenarbeit nicht nur mehr Dynamik, sondern erhöht auch die Zufriedenheit innerhalb von Arbeitsgruppen, weil jeder den Überblick hat und Dinge effektiver vorangetrieben werden können.

Exaktere Planung dank flexiblerer Gantt-Diagramme

Mit InLoox 11.12 ist die Funktion zum Rückgängig machen und Wiederherstellen von Änderungen in der Planung verfügbar. Diese Funktion ermöglicht es Kunden, Änderungen an einem Projektplan schnell und unkompliziert rückgängig zu machen oder wiederherzustellen – ganz einfach über die Pfeilfunktion. Die Anwender können dadurch flexibler und sicherer Projekte bearbeiten und anpassen. Darüber hinaus lässt sich über die neue Spalte “Kalender” leicht erkennen, welcher Arbeitszeitkalender für die Berechnung der Vorgänge berücksichtigt wird und über das Drop-down Menü einfach online bei Bedarf ändern. Ähnlich verhält es sich mit der neuen Spalte „Zeitabstand“, die auf einen Blick den Abstand zwischen den Planungselementen anzeigt. Da die Anwender nun direkt sehen, wie groß der Zeitabstand zwischen den einzelnen Elementen ist, wird die Feinabstimmung und Anpassung der Zeitpläne erheblich erleichtert.

SharePoint Anbindung mit Autodiscover

Die Microsoft SharePoint-Anbindung ist die Grundlage des Dokumentenmanagements und ist besonders für die Unternehmen relevant, die Zugriffsrechte nicht nur über die Projektberechtigungen in InLoox, sondern auch über SharePoint die Zugriffsrechte regeln. Mit InLoox 11.12 wird die Einrichtung und Verknüpfung des Dokumentenspeichers mit SharePoint Online deutlich vereinfacht, weil über die Microsoft 365-Authentifizierung nur jene SharePoint-Sites angezeigt werden, für die der User über Zugriffsrechte verfügt. Diese SharePoint-Sites werden dann automatisch in einem Dropdown-Menü angezeigt, und die richtige Site für die Dokumentenablage muss nur noch angeklickt werden.

(pd/InLoox)