Thought Leadership
Die Verwaltung von Personaldaten in SAP stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Denn die manuelle Datenbearbeitung etwa beim Onboarding-Prozess oder die reine Pflege von Personalstammdaten ist in SAP komplexer, zeitaufwändiger und fehleranfälliger als nötig.
Eine Lösung: Mithilfe einer Schnittstelle, die direkt an die SAP-Transaktion für die Personalstammdaten (PA30) oder die Personalmaßnahmen (PA40), andockt, können Prozesse, gerade im Zusammenspiel mit anderer Software, deutlich effizienter laufen.
Wie genau das funktionieren kann, beleuchtet Christian Tauchmann, Software Consultant bei Theobald Software, Anbieter von intelligenten Schnittstellen für die Integration von SAP und Non-SAP-Systemen. Er zeigt, wo Schnittstellen Herausforderungen bereits überwunden haben und so das Personalmanagement erheblich erleichtern.
Effizientes und automatisiertes Onboarding mit SAP
Neue Mitarbeitende einzustellen, ist immer ein freudiger Moment – eigentlich. Für die HR-Abteilung kann es sich jedoch auch als lästiger Verwaltungsakt darstellen. Hier sitzen in der Regel keine SAP-Experten, allerdings ist der typische Onboarding-Prozess ohne tiefgreifende Kenntnisse herausfordernd. Das Onboarding über die SAP-Transaktion PA40 umfasst typischerweise mehrere Schritte, um neue Mitarbeitende in der SAP-Personaladministration zu erfassen. So müssen die Personalverantwortlichen im SAP-System einen neuen Mitarbeiterstamm im SAP-System anlegen, inklusive der Erfassung aller relevanten Daten sowie weiterer Prozesse. Da Onboarding in der Regel kein täglicher Vorgang ist, sind aufwändige, wiederholte Mitarbeiterschulungen unerlässlich – und trotzdem ist der Prozess erfahrungsgemäß weiterhin fehleranfällig. Das sorgt bei Personalern wie bei neuen Mitarbeitenden für einen schlechten Start in den neuen Job.
Einfacher geht der Onboarding-Prozess beispielsweise über eine SAP-Integration in die Nintex Automation Cloud. Hier werden die Personalbasisdaten außerhalb des SAP-Systems von neuen Mitarbeitenden über ein simples Webformular erfasst. Anschließend werden diese Daten automatisch in die SAP-Transaktion PA40 übertragen. Eine gute Schnittstelle ermöglicht die nahtlose SAP-Integration in Nintex Automation Cloud, wo dann der Prozess von der Vertragserstellung bis zur Begrüßungsmail individuell und flexibel gestaltet wird. Für Mitarbeitende und HR-Verantwortliche ein eleganter Weg, der deutlich weniger fehleranfällig ist.
Effiziente Automatisierung der SAP-Personalstammdatenpflege
Mindestens einmal im Jahr sollten Mitarbeitende über ihr Gehalt sprechen und es im besten Fall nach oben verhandeln. Doch auch Arbeitszeiten können sich ändern oder schlichtweg Mitarbeitende den Wohnort wechseln. Diese Personalstammdaten werden in SAP über die Transaktion PA30 verändert. Eine fehlerhafte oder unvollständige Bearbeitung dieser Daten hat schwerwiegende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, etwa wenn Gehaltsabrechnungen fehlerhaft oder Arbeitszeiten falsch erfasst sind.
Mithilfe einer Schnittstelle können Anwendende die PA30 automatisieren und so Fehlerquellen minimieren. Durch die Verwendung einer Schnittstelle implementieren sie eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine einfache Navigation und die Datenbearbeitung in einem einzigen, übersichtlichen Eingabeformular ermöglicht. So verkürzen sich Bearbeitungszeiten, da sich die Personalverantworlichen nicht mehr durch mehrere Dynpros in SAP navigieren und Informationen mehrfach eingeben müssen. Das ist ressourcenschonend, da Fehler sowie Datenredundanzen vermieden werden.
Moderne Verwaltung von Personalmaßnahmen mit der SAP-Transaktion PA40
Wenn in den Personalstammdaten Anlässe wie Austritt von Mitarbeitenden, Positionswechsel und Versetzungen, Organisationszuordnungen, die Umstellung auf Altersteilzeit stattfinden, wird, wie beim Onboarding, die PA40 Transaktion genutzt. Genau wie beim Onboarding ist auch beim Offboarding Sorgfalt zu wahren, um die Datenkorrektheit und -aktualität sicherzustellen. Zudem existieren viele Regelungen und Vorschriften, die bei der Verwaltung von Personalstammdaten berücksichtigt werden müssen, darunter Arbeitszeitgesetze, Steuervorschriften und Tarifverträge.
Auch hier kann eine Schnittstelle den Prozess automatisieren und bei der effizienten Verwaltung von Personalstammdaten und -maßnahmen unterstützen. Dies erspart manuelle Schritte, reduziert das Fehler- und Ungenauigkeitsrisiko und senkt die Kosten der Personalabteilung. Ziel sollte sein, bisherige manuell durchgeführte Schritte zur Erfassung, Aktualisierung und Verwaltung von Daten zu reduzieren, wenn nicht sogar zu eliminieren.
Fazit:
In HR-Abteilungen steht eigentlich der Mensch im Vordergrund. Allerdings müssen Personalverantwortliche auch administrative Aufgaben erledigen – wie beispielsweise die Pflege von Personalstammdaten – die nicht unbedingt zum Alltag gehören. Der Einarbeitungsaufwand raubt – je nachdem, wie häufig die Änderungen auftreten – wertvolle Zeit für Aufgaben, die HR-Verantwortliche sinnvoller investieren können. Allerdings sind diese Verwaltungsaufgaben geschäftskritisch und erlauben daher keine Fehler. Eine Schnittstelle, die SAP mit einem anderen System verbindet und Onboarding-Prozesse, Personalstammdatenpflege und die Verwaltung von Personalmaßnahmen automatisiert, trägt zur Verbesserung der Datenqualität bei, senkt die Kosten und minimiert den Aufwand für Fehlerkorrekturen. Gleichzeitig schafft sie für Personalverantwortliche wieder Raum fürs Wesentliche: den Menschen selbst.
