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Sicherheit, die man bisher nur aus Agentenfilmen kannte.
Wem ist das im Büroalltag noch nie passiert? Es herrscht Hektik, da muss ganz schnell noch das Angebot an den Kunden per E-Mail geschickt werden und das Telefon klingelt schon wieder – jetzt aber schnell noch auf den Sende-Knopf von Outlook klicken – damit das Angebot endlich rausgeht und – schon ist es passiert – nur einmal nicht richtig aufgepasst und anstelle des Angebotes wurde die vertrauliche Einkaufspreisliste an den Kunden geschickt. Was nun? Lässt sich die E-Mail vielleicht wieder zurückholen? Soll man jetzt den Kunden anrufen und ihn freundlich darum bitten, dass er die ihm zugesandte E-Mail einfach ignoriert? Seien wir an dieser Stelle einmal ehrlich: Eine solche Peinlichkeit möchte man sich doch ersparen. Wer wünscht sich da nicht eine Funktion herbei, die man bisher nur aus Agentenfilmen kannte, in denen sich eine Information automatisch nach einer Minute von selber löscht? So etwas gibt es nicht? Von wegen!
Mit Secure DLP lässt sich die Vertraulichkeit geschäftskritischer Dokumente ganz einfach über das eigene Netzwerk hinaus erweitern, sodass es überhaupt keine Rolle mehr spielt, wo sich diese befinden. Sämtliche Schutzmechanismen integriert Secure DLP dabei direkt in das Dokument. Hierzu nutzt Secure DLP eine ausgereifte und bewährte Technologie, die auf Microsoft Rights Management basiert. Bei diesem Verfahren wird der Inhalt des Dokuments mit dem derzeit sichersten Verschlüsselungsalgorithmus AES und mit einer Schlüssellänge von 256 Bit unknackbar verschlüsselt. Will ein Anwender auf das geschützte Dokument – das kann eine PDF- oder eine beliebige MS-Office-Datei sein – zugreifen, muss er sich zunächst autorisieren. Die Server-Komponente von Secure DLP prüft in einem weiteren Verfahren dann erst einmal, ob der Anwender hierzu überhaupt berechtigt ist. Und nur dann, lässt sich das Dokument auch lesen.
Secure Data Leakage Protection – mehr als nur Verschlüsselung
Secure DLP verfügt über eine besonders benutzerfreundliche und vollständig mandantenfähige, webbasierte Administration. Über den integrierten Active Directory-Rechteverwaltungsdienst (AD RMS) lassen sich so erweiterte Rechte für den Umgang mit Dokumenten zentral definieren. Dementsprechend kann beispielsweise das alleinige Lesen eines Dokuments erlaubt, andere Funktionen aber, wie z. B. das Drucken, die Konvertierung in andere Dateiformate oder das Kopieren von Inhalten über „Copy & Paste“, einfach untersagt werden. Der besondere Vorteil liegt aber vor allem darin, dass sich die Zugriffsrechte für jedes Dokument variabel durch den Administrator oder aber – sofern gewünscht – auch durch den Mitarbeiter steuern lassen. Berechtigungen können folglich nicht nur zeitlich befristet, sondern auch jederzeit durch den Eigentümer des Dokuments beliebig oft wieder geändert werden. Da der Zugriff auf ein geschütztes Dokument stets mit einem Authentifizierungsprozess verbunden ist, spielt es also überhaupt keine Rolle mehr, wo sich das Dokument befindet. Somit lassen sich Risiken, die durch Unachtsamkeit oder Fahrlässigkeit entstehen können, wenn beispielsweise Mitarbeiter irrtümlich falsche Dateien versenden, zuverlässig verhindern. Zur Erleichterung von Arbeitsprozessen können mit Secure DLP außerdem ganz leicht individuelle Dokumentenvorlagen erstellt werden, sodass Mitarbeiter stets mit Dateien arbeiten, die von Anfang an geschützt sind. Und im Vergleich zu anderen Verschlüsselungslösungen, bei denen nach Kenntnis des Passwortes jede weitere Verwendung der Daten sich nicht mehr kontrollieren lässt, bleiben bei Secure DLP sowohl Schutz als auch Kontrolle weiterhin bestehen.
Doch nicht nur Arbeitsprozesse, die eine gemeinsame Nutzung von sensiblen Dateien mit Dritten erforderlich machen, sondern auch Zugriffe auf diese über mobile Endgeräte, wie z. B. Smartphone oder Tablet-PC, lassen sich mit Secure DLP ebenso sicher wie einfach umsetzen. Zusätzlich bietet das Sicherheitssystem einen erweiterten Schutz für Ordner. Selbst ganze Ordnerstrukturen lassen sich so effektiv und wirkungsvoll vor unberechtigten Zugriffen absichern.
Secure DLP verfügt des Weiteren über umfangreiche Protokoll- und Alarmfunktionen und notiert neben allen Administratoraktivitäten auch die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien. Erfolgt beispielsweise ein unautorisierter Zugriff auf ein geschütztes Dokument, informiert eine Alarmfunktion umgehend den Administrator über diesen Vorgang.
Secure DLP ist auch als multi-mandantenfähige Cloud-Lösung für Managed Service-Provider (MSP) erhältlich.
